Необходимо разработать регламент группы поддержки сайта, подумать о внедрении в штатное расписание новых специалистов

Кто будет управлять сайтом, поддерживать его, размещать на нем информацию, отвечать за его функционирование, функциональность, работоспособность? Кто будет заниматься продвижением вашего бизнеса через Интернет? Необходимо разработать регламент группы поддержки сайта, подумать о внедрении в штатное расписание новых специалистов, а также о том, не возникает ли противоречие между уже сложившимся стилем работы и новыми веяниями.

Следует также подумать о том, как организовать систему поставки информации на сайт. Возможно, самый безболезненный путь — дополнить должностные обязанности специалистов разных отделов работой с интернет-сайтом. А мы с вами уже знаем, что в рабочую группу вошли представители тех подразделений, что заинтересованы в работе через сайт. Значит, им нужно позаботиться о внедрении соответствующего бизнес-процесса в обязанности сотрудников и отразить это решение в общем регламенте работы с информацией сайта.

Таблица. Примерный регламент работы с информацией, заносимой на сайт

Подразделе­ние

Вид информации

Где производятся изменения

Кто вносит измене­ния на сайт
Отдел продаж Прайс-лист: внесение новых позиций или удаление старых. редактирование позиции и цен Разделы «Цены»,

«Продукция»,

«Каталог»

 Сотрудник подразделения либо веб-редактор через уведомление от сотрудника подразделения
Отдел маркетинга Маркетинговые акции, анкеты, опросы Разделы «Акции», «Специальные предложения», «Опрос» и т. п.
Отдел PR Пресс-релизы, годовые отчеты Разделы «Новости », «О компании», «Головной отчет», «Пресс-комната», «Сообщение о существенных фактах» и т. п.
Отдел рекламы Рекламная акция Раздел «Акции», локальная баннерная сеть
Отдел кадров Размещение информации о вакансиях Раздел «Вакансии»
Отдел дист­рибуции Размещение информации для парт­неров Раздел «Партнерам», закрытый раздел «Дистрибьюторам»
Отдел инноваций Размещение информации о новой про­дукции, предложе­ний о партнерстве Разделы «Инновации», «Новости», «Продукция»
Отдел закупок Размещение потреб­ностей, информации о тендерах, тендерной документации Разделы «Потребность», «Тендер»
Отдел внешнеэкономической деятельности Размещение информации для ино­странных покупа­телей Разделы на иностранных языках Переводчик, сотруд­ник подразделения или веб-редактор через уведомление от сотрудника под­разделения

 

Организационные положения всегда нужно подкреплять приказом или регламентом, подписанным руководством предприятия. Тем самым от предположений и разночтений о роли сайта в вашей компании вы перейдете к однозначно понимаемому и принимаемому, согласованному и официально утвержденному руководству к действиям. Роль подразделений в решении организационных вопросов состоит в том, чтобы сначала высказать свое мнение и пожелания, обсудить и согласовать их, а затем исполнять. Исполнение подразумевает, что:

  • подразделение регулярно поставляет на сайт свою информацию в режиме «реакция на событие». То есть как только подразделение вырабатывает новую информацию, она тут же отражается на сайте;
  • подразделение выполняет регламент по обслуживанию запросов и заявок, поступивших через сайт.

Конечно, регламент будет отличаться на предварительном этапе и после сдачи сайта в эксплуатацию. Уточнятся цели и задачи, появится конкретная технологическая среда для работы всех сотрудников. Третий столбец с перечнем конкретных разделов на начальном этапе может вообще отсутствовать — поскольку определение перечня и функциональности разделов сайта прорабатывается позже, при разработке технического задания. Да и за время, что уйдет на работу над проектом, поменяется та реальность, которую вы автоматизируете и дополняете каналом работы через Интернет: то есть поменяются или уточнятся реалии работы каждого отдела, ваши представления и пожелания. После сдачи сайта в эксплуатацию вам нужно будет дополнить таблицу регламента сроками исполнения, ответственными за исполнение, конкретными реквизитами доступа к системе управления (профилями пользователей).