Многие пользователи используют почтовый сервис Gmail, но новый сервис Outlook.com выглядит крайне заманчиво с точки зрения функций и пользовательского интерфейса, который, вероятно, намного лучше, чем Gmail. Далее мы приведем несколько уникальных и полезных функций в Outlook.com, которые вы не найдете у Gmail.

Вход с временным паролем

Вы можете зарегистрироваться без ввода пароля учетной записи.

Если вы подключили ваш мобильный телефон к Hotmail/Outlook учетной записи, вы можете зарегистрироваться в системе с любого компьютера, не используя фактический пароль. Нажмите кнопку «Войти используя одноразовый код» на экране входа в систему и Microsoft вышлем вам временный пароль в текстовом сообщении, который перестает действовать сразу после первого использования.

Это полезно, когда вы регистрируетесь с общественного компьютера. Gmail имеет двухступенчатую проверку, которая добавляет еще один уровень защиты.

Неограниченное дисковое пространство для вашей почты и вложений 

Gmail предлагает 10 Гб дискового пространства для бесплатных аккаунтов. Outlook предлагает практически неограниченный объем памяти, которая расширяется.

Microsoft Outlook предоставляет место для хранения электронной почты, которое расширяется, чтобы предоставить Вам такой объем который вам необходим. Ваш почтовый ящик будет автоматически увеличиваться, когда вам понадобиться больше места.

Максимальный размер сообщения электронной почты (включая вложения), который вы можете получить в Outlook, составляет 25 Мб, что соизмеримо с объемом в Gmail.

Легко восстановить удаленные письма

Вы можете восстановить сообщения электронной почты, которые, возможно, были случайно удалены из Вашего Outlook Inbox.

Outlook  предоставляет легкий способ чтобы восстановить удаленные сообщения, даже если вы постоянно очищаете корзину. Откройте папку «Удаленные» в Outlook, и нажмите на ссылку «Восстановить удаленные сообщения.»

Точно не известно, как долго Outlook хранит удаленные сообщения, но это может быть чрезвычайно удобная функция на случай, если вы случайно очистили папку  «Удаленные». Ваш аккаунт Gmail не предлагает никакой системы восстановления сообщений.

Одноразовые адреса электронной почты Outlook

Если вы публикует ваш электронный адрес на веб-сайтах, вы можете использовать одноразовые адреса электронной почты, не раскрывая своего основного адреса.

Hotmail и теперь Outlook, позволяет создавать временные адреса электронной почты , которые являются всего лишь  псевдонимами обычного адреса электронной почты, и вы можете удалить их или создавать новые по мере необходимости. Вы также можете переименовать существующий псевдоним.

Для создания псевдонима электронной почты, откройте Настройки почты Outlook, и выберите Создать псевдоним в меню Управление Вашим аккаунтом.

Gmail поддерживает точки и знаки плюс в именах пользователей, но эти адреса являются постоянными. Однако, Вы можете найти поддержку алиасов для электронной почты в Gmail для Google Apps.

Использование HTML и CSS в письмах

Оба почтовых сервиса Gmail и Outlook, предлагают воспользоваться редактором WYSIWYG, чтобы помочь вам составить текстовые сообщения с изображениями, заголовками, выравнивание текста и другими элементами форматирования.

Тем не менее, Outlook также предлагает HTML редактор, где вы можете написать сообщения электронной почты непосредственно в HTML с использованием CSS стилей. В то время как вы пишете новое сообщение электронной почты, или ответ на существующее, выберите Функции и выберите Изменить в HTML.

WYSIWYG редактор в Gmail или Outlook, не поддерживает таблицы или пользовательские CSS стили, но теперь вы можете легко добавить их в сообщения электронной почты.

Заблокировать почту с определенных адресов или доменов

Некоторые отправители электронной почты шлют вам бесполезные сообщения, которые не заслуживают места в почтовом ящике. Спам-фильтр вашей веб-почты не будет блокировать эти письма, поскольку они, в большинстве случаев, выглядят как сообщения от «реальных» людей.

Вы можете создавать фильтры в Gmail , чтобы блокировать таких отправителей (или домены), но в Outlook существует более простое решение.

Вы можете заблокировать письма от определенных отправителей или все сообщения, отправленные с какого-либо домена.

Выберите сообщение и выберите Sweep — Delete — Block all future messages.

Кроме того, вы можете перейти в Настройки и выберите Безопасность и Заблокировать отправителей в разделе «Предотвращение нежелательной почты.» Здесь вы можете указать доменные имена (like@mail.ru or@com.cn) или отдельные адреса электронной почты и сообщения из этих адресов, попавших в черный список, будут автоматически удалены.

Отправка больших файлов и вложений электронной почты

С помощью Outlook (и Gmail), вы можете отправить любое количество вложенных файлов, при общем размере сообщения менее 25 Мб. В качестве альтернативы, вы загружаете файл в Google Drive или Dropbox и включают ссылку на скачивание в своем сообщении.

Outlook более тесно интегрирован со SkyDrive и если вы попробуйте подключить файл, который превышает 25 МБ лимит, он будет автоматически отправлен через SkyDrive.

Быстро найти большие письма

Найти большие электронные письма и освободить место в Outlook, вы можете просто с помощью мыши.

Это одна из особенностей, которой лишены Gmail пользователи — возможность отсортировать письма по размеру . Вы можете удалить сообщения с большими вложениями — может быть, видео файлами и большими презентациями — и таким образом освободить место всего за несколько кликов.

Социальная интеграция

Google интегрировал социальные сети в почтовый ящик, что, возможно, удобно, но никто из моих друзей и членов семьи, не использует это. С другой стороны, Outlook тесно интегрирован с Twitter, Facebook и LinkedIn, что большинство из нас, на самом деле, будут использовать.

Скорость 

Самое впечатляющее, в новом Outlook.com, кроме красивого интерфейса, является его скорость. Он работает достаточно быструю и хотя Microsoft считает Outlook.com предварительной версией, он довольно стабилен и надежен.

Правила служат для управления сообщениями электронной почты, выполняя с сообщениями действия, отвечающие заданному набору условий. Созданное правило применяется в Microsoft Outlook к сообщениям, поступающим в папку «Входящие», или к отправляемым сообщениям. Можно задать следующие правила, действующие автоматически, например:

• пересылка начальнику всех сообщений от Василия Пупкина, поступающих в вашу папку «Входящие»;
• назначение категории «Продажи» всем отправляемым сообщениям, в поле «Тема» которых имеется слово «продажи»;
• отметка всех приглашений на собрание и обновлений сведений о собрании, поступающих от начальника. 

Все правила распадаются на две основные категории: уведомления и организации. Правила уведомления служат для оповещения пользователя тем или иным способом о получении определенного сообщения. Например, можно создать правило, автоматически отправляющее сообщение электронной почты на сотовый телефон пользователя при получении сообщения от члена семьи. Правила организации выполняют над сообщением некоторые действия. Например, можно создать правило, перемещающее определенные сообщения в заданную папку или помечающее их к исполнению к конкретной дате.

Правила можно также запустить вручную. При запуске вручную правила могут применяться к отдельным сообщениям, уже находящимся в папке Входящие, и к сообщениям в других папках.

В правилах могут быть предусмотрены исключения для особых случаев, например, для сообщений, снабженных отметкой к исполнению или отнесенных к высшей категории важности. Если сообщение попадает хотя бы под одно из заданных условий исключения, правило к нему не применяется.

Если учетная запись электронной почты находится на сервере Microsoft Exchange, правила применяются к сообщениям на сервере, даже если программа Outlook пользователя не запущена. Эти правила называются правилами сервера. Для них необходимо задать выполнение при получении сообщений в папку Входящие на сервере, и они должны полностью выполняться на сервере. Например, правило нельзя применить на сервере, если действие подразумевает печать сообщения. Если правило нельзя применить на сервере, оно применяется при запуске Microsoft Outlook.

В конце имени правила, которое нельзя выполнить на сервере, добавляются слова «только клиент». Правила для приложения-клиента выполняются в самую последнюю очередь. Если в списке правил содержатся и серверные, и клиентские правила, сначала применяются правила сервера, а затем – правила клиента.

Уведомления о доставке, уведомления о прочтении, ответы на голосование и извещения об отсутствии обрабатываются как обычные сообщения. Например, при создании правила, позволяющего перемещать все элементы со словом «собрание» в поле «Тема» в определенную папку, все удовлетворяющие условию уведомления о доставке, ответы на голосование и извещения об отсутствии тоже перемещаются.

Если ответ на голосование перемещен из папки «Входящие», данные его отслеживания в исходном сообщении не отражаются

Приглашения на собрания, поручения и документы рассматриваются как обычные сообщения. Например, при создании правила, по которому элементы, содержащие в поле «Тема» слово «собрание», перемещаются в определенное место, все поручения и приглашения на собрания, соответствующие этому критерию, тоже перемещаются. Однако при создании правил следует иметь в виду ряд ограничений, связанных с этими типами элементов:

• если место назначения перемещаемого элемента не является папкой почты, то предполагаемое действие может оказаться невыполненным. Например, если сообщение перемещается в папку «Календарь», новая встреча не создается;
• если ответ на приглашение или на поручение согласно правилу перемещается в папку «Удаленные», в исходном элементе маршрут не обновляется;
• если приглашение на собрание автоматически перемещается в папку «Удаленные», собрание не будет включено в «Календарь». Правила, предназначенные для отправляемых сообщений, не применяются к поручениям и приглашениям на собрания.

Права доступа к папкам Microsoft Outlook

Если администратором организована общая папка, пользователям могут предоставляться права на использование всех или некоторых ее подпапок. Кроме того, права доступа к папке предоставляются, если другой пользователь открыл вам доступ к одной из своих личных папок или указал вас как представителя для этой папки. Набор действий, выполнение которых разрешено в общей папке, в личной папке с общим доступом или в папке, к которой имеется доступ представителя, определяется ролью (или комбинацией прав доступа) в этой папке, как описано ниже.

Для этого средства требуется учетная запись почты Microsoft Exchange Server.

Представитель с правами доступа автора или редактора имеет право отправлять сообщения от имени лица, которое он представляет. Такие сообщения содержат как имя представителя, так и имя лица, которое он представляет. Получатели сообщения увидят имя замещенного лица в поле «Отправлено от имени», а имя представителя – в поле «От».

Проверка уровня доступа к папке другого пользователя

1. Выберите тип папки, уровень доступа к которой требуется просмотреть:
   • личная папка, к которой предоставлены права общего доступа;
   • общая папка.
2. Укажите в меню Файл на команду Открыть, затем щелкните «Папка другого пользователя».
3. В поле «Имя» введите имя пользователя, передавшего вам права общего доступа или представителя, или нажмите кнопку «Имя» и выберите имя из списка.
4. Щелкните папку правой кнопкой мыши и выберите команду Доступ.
5. Перейдите на вкладку Сведения. Ваш уровень доступа будет выведен в группе «Ваши разрешения».

Если вместо вкладки Сведения отображается вкладка Разрешения, значит, вы обладаете правами владельца. Если ни одна из этих вкладок не отображается, значит, права на просмотр и изменение свойств данной папки отсутствуют.

Удаление прав совместного доступа к папке

1. В меню Перейти выберите команду Список папок, щелкните правой кнопкой мыши нужную папку и выберите команду Доступ в контекстном меню.
2. Откройте вкладку Разрешения.
3. В списке Имя щелкните имя пользователя, права совместного доступа которого требуется удалить.
4. Нажмите кнопку «Удалить».

Чтобы временно приостановить права доступа пользователя, измените право доступа на значение «Отсутствует». Установка значения «Отсутствует» не приведет к удалению пользователя из списка и позволит быстро восстановить права доступа позднее.

Создание папки

1. Выберите в меню Файл команду Создать, а затем – команду Папка.
2. В поле «Имя» введите имя папки.
3. В списке Содержимое папки выберите тип создаваемой папки.
4. В списке Поместить папку в выберите расположение папки.

Копирование папки

1. В меню Перейти выберите команду Список папок.
2. В списке папок выберите папку, которую требуется скопировать.
3. Укажите в меню Файл на команду Папка и выберите команду Копировать «имя папки».
4. Выберите в списке место, куда требуется скопировать папку.

Перемещение папки

1. В меню Перейти выберите команду Список папок.
2. В списке папок в области переходов выберите папку, которую требуется переместить.
3. Выберите в меню Файл команду Папка, а затем – команду Переместить имя папки.
4. Щелкните в списке местоположение, в которое требуется переместить папку, или нажмите кнопку «Создать», чтобы создать папку, в которую будет перемещена выбранная папка.

Папки поиска нельзя перемещать, поскольку они являются виртуальными папками, которые содержат представления элементов, отвечающие определенным условиям поиска.

Переименование папки

1. В списке папок щелкните папку, которую требуется переименовать.
2. Выберите в меню Файл команду Папка, а затем – команду Переименовать папку «имя папки».
3. Введите новое имя папки.

Удаление папки

1. В меню Перейти выберите команду Список папок.
2. В списке папок в области переходов щелкните правой кнопкой мыши папку, которую требуется удалить.
3. В контекстном меню выберите команду Удалить имя папки.

При удалении папки поиска удаляется только папка, а не элементы, отображаемые в ней.

Перемещение элемента в другую папку

1. Выберите элемент, который требуется переместить.
2. Нажмите кнопку «Переместить в папку» и щелкните имя папки, в которую будет перемещен элемент. Список составляется из имен папок, в которые уже перемещались элементы.
3. Если нужной папки нет в списке, выберите команду Переместить в папку и щелкните папку.

Скрытие всех папок

Чтобы просмотреть список папок, выберите в меню Перейти команду Список папок. Чтобы развернуть папки и просмотреть подпапки, нажмите кнопку в виде «+», чтобы свернуть папки и скрыть подпапки, нажмите кнопку в виде «–». Обратите внимание, что:

• область Избранные папки доступна только в области Почта. Область Избранные папки нельзя перемещать и скрывать, также нельзя изменять ее размер. Только почтовые папки можно удалять из папки «Избранные папки» или добавлять в нее. Нельзя отобразить область Избранные папки в других областях, например в области Список папок;
• область Список папок нельзя перемещать, но можно изменять ее размер;
• если требуется всегда отображать все папки, а не только папки почты, замените кнопку «Список папок» большой кнопкой и либо поместите ее над кнопкой «Почта», либо удалите кнопку «Почта» из области переходов.

Копирование макета папки

Макет папки – это определенные для папки права, правила, формы, представления и ее описание.

1. В меню Перейти выберите команду Список папок.
2. В списке папок выберите папку, которую требуется скопировать.
3. В меню Файл выберите Папка и щелкните Копировать макет папки.
4. Выберите в списке Копировать структуру папки исходную папку.
5. В группе «Копировать» выберите свойства исходной папки, которые необходимо скопировать.

Определение размера папки

Если папка включает подпапки, в Microsoft Outlook отображаются размеры всех подпапок и общий их размер. Если используется учетная запись сервера Microsoft Exchange в режиме кэширования сервера Exchange, можно увидеть размер файла автономных папок (.ost) (вкладка Локальные данные) и почтового ящика, расположенного на сервере (вкладка Данные на сервере). Файлы данных, хранящиеся на локальном компьютере, такие как файлы автономных папок (.ost), не так эффективны, как хранилища данных на сервере, поэтому размер файла данных на локальном компьютере будет больше, чем обозначенный размер почтового ящика. Размер папки не может быть рассчитан для папок поиска, поскольку это виртуальные папки, содержащие представления элементов, которые отвечают определенным критериям.

В области переходов щелкните правой кнопкой мыши папку, размер которой требуется определить, выберите в контекстном меню команду Свойства и нажмите кнопку «Размер папки».

Чтобы просмотреть размер любых папок, кроме папок поиска, в списке папок в области переходов выберите команду Размеры папок.

Очистка папки «Удаленные»

• Автоматическая очистка папки Удаленные.
  1. В меню Сервис выберите команду Параметры, а затем – вкладку Дополнительно.
     Установите флажок Очищать папку «Удаленные» при выходе.
  2. При необходимости отключите отображение уведомления перед автоматической очисткой папки «Удаленные».
  3. Выберите в меню Сервис команду Параметры и откройте вкладку Дополнительно.
  4. Нажмите кнопку «Дополнительные параметры».
  5. Снимите флажок Выводить предупреждение перед удалением элементов.

  Чтобы отключить автоматическую очистку папки Удаленные, снимите флажок Очищать папку «Удаленные» при выходе.

• Очистка папки «Удаленные» вручную.
  1. В меню Перейти выберите команду Список папок.
  2. В списке папок щелкните правой кнопкой мыши папку «Удаленные» и выберите в контекстном меню команду Очистить папку «Удаленные».

Отключение уведомления перед автоматической очисткой папки «Удаленные»

1. Выберите в меню Сервис команду Параметры и откройте вкладку Дополнительно.
2. Нажмите кнопку «Дополнительные параметры».
3. Снимите флажок Выводить предупреждение перед удалением элементов.

Назначение домашней страницы папке

Щелкните правой кнопкой мыши папку, которой требуется назначить домашнюю страницу папки, выберите в контекстном меню команду Свойства и откройте вкладку «Домашняя страница».

В поле «Адрес» введите адрес web-страницы, которая будет использоваться как домашняя страница папки, или нажмите кнопку «Обзор» и выберите страницу из списка.

Чтобы web-страница отображалась при щелчке папки, установите флажок Показывать по умолчанию домашнюю страницу.

После назначения папке новой домашней страницы для восстановления исходных настроек, например, домашней страницы папки, назначенной для использования по умолчанию системным администратором, достаточно нажать кнопку «Восстановить используемые по умолчанию».

В программе Microsoft Outlook информация хранится в папках также как документы в проводнике. Можно использовать множество папок, созданных для элементов Microsoft Outlook и имеющихся учетных записей электронной почты разных типов. Место отображения этих папок в списке папок зависит от типа учетной записи электронной почты и места хранения данных Outlook. 

• Стандартные папки – по умолчанию программа Microsoft Outlook отображает в группе «Mailbox» – имя учетной записи электронной почты, находящейся в списке папок Области переходов, папки для каждого типа элементов: «Входящие», «Календарь», «Контакты», «Задачи», «Заметки» и «Дневник». В программе также имеются следующие папки:
  • «Черновики» – хранение незаконченных элементов, находящихся в разработке;
  • «Отправленные» – хранение копий отправленных элементов;
  • «Удаленные» – хранение временно удаленных элементов до их полного удаления или восстановления;
  • «Исходящие» – хранение элементов, созданных при автономной работе, которые требуется отправить при следующем подключении.

При использовании учетной записи Microsoft Exchange сообщения доставляются в папку Входящие. Можно создать собственные папки для дальнейшей организации и записи информации Microsoft Outlook. Для работы со всеми папками используйте список папок.

• Папки, связанные с учетными записями электронной почты Интернета:
  • Служба Hotmail При использовании учетных записей службы Hotmail в списке папок в области переходов над всеми упомянутыми выше стандартными папками Outlook отображается значок «Hotmail», а под ним отображаются папки на сервере Hotmail. Сообщения будут доставляться в папку Входящие под значком «Hotmail». Используйте эту и другие папки сервера Hotmail для просмотра полученных, отправленных и удаленных сообщений;
  • POP3 – при использовании учетной записи POP3 в списке папок в области переходов отображаются стандартные папки в группе «Личные папки». Сообщения будут доставляться в папку «Входящие»;
  • IMAP – при использовании учетной записи IMAP в списке папок в области переходов отображаются стандартные папки в группе «имя_сервера_IMAP». Сообщения будут доставляться в папки на сервере IMAP. Необходимо подписаться на папку «Входящие» и на сообщения электронной почты из папки «Входящие» на сервере IMAP. Первоначально в Outlook будут отображаться только заголовки сообщений; чтобы загрузить определенные сообщения на компьютер нужно пометить их заголовки. Данные сообщения отображаются в группе «имя_сервера_IMAP» папки «Входящие», расположенной в Списке папок в Области переходов. При удалении элемента из группы «имя_сервера_IMAP» в папке «Входящие» сообщение отображается перечеркнутым, и через некоторое время происходит его удаление с сервера IMAP.
• Папки для архивирования и организации элементов – после запуска автоархивации для архивации элементов в программе Microsoft Outlook автоматически создается папка «Архивные папки». В этой папке хранятся заархивированные элементы Microsoft Outlook. Все дополнительные файлы данных, созданные пользователем для организации элементов, и имеющиеся в них папки добавляются в группу «Личные папки» в списке папок в Области переходов.
• Обычные и общие личные папки – стандартные папки, рассмотренные выше, и папки, созданные в почтовом ящике на сервере в файле личных папок (.pst) или в файле автономных папок (.ost) являются личными папками, к которым только вы можете иметь доступ. Однако при использовании программы Microsoft Outlook с сервером Microsoft Exchange можно сделать личный почтовый ящик общим, задав права доступа к папкам или назначив представителя.
• Общие папки – общие папки являются отдельным расположением вне почтового ящика, где пользователи Microsoft Exchange могут создавать и просматривать элементы Microsoft Outlook, относящиеся к определенным теме или проекту. Если общие папки разрешены администратором сервера Exchange, они будут отображены в группе Общие папки в списке папок в области переходов. При наличии необходимых разрешений можно открыть отдельную общую папку для просмотра и добавления содержимого, а также создать собственные общие папки и предоставить другим пользователям разрешения на их использование. Элементы в открытой общей папке отображаются так же, как элементы в личном почтовом ящике.
• Папки поиска – папками поиска называются виртуальные папки, содержащие представления элементов электронной почты, удовлетворяющих определенным условиям поиска. При создании папки поиска вам предоставляется набор предварительных вариантов, таких как «Сообщения с вложениями» или «Сообщения от определенных людей». Можно также создать свои собственные папки поиска путем задания собственных критериев поиска, которым должны удовлетворять попадающие в папку сообщения электронной почты. Каждая папка поиска представляет из себя своевременно обновляемый список результатов поиска во всех папках.

Использование сохраненных условий поиска

Файл с сохраненными условиями поиска имеет расширение имени .oss.

1. В меню Сервис выберите команду Поиск, а затем команду Расширенный поиск.
2. В меню Файл диалогового окна Расширенный поиск выберите команду Открыть условия поиска.
3. Чтобы открыть условия поиска, сохраненные в другой папке, щелкните эту папку на панели адресов или найдите ее с помощью поля «Папка».
4. Дважды щелкните открываемые условия поиска.
5. Если поиск не был начат автоматически, нажмите кнопку «Найти».

Поиск текста в открытом элементе

1. Откройте элемент и выберите в меню Правка команду Найти.
2. В поле «Образец» введите искомый текст.
3. Выберите другие параметры, если сочтете это необходимым.
4. Нажимайте кнопку «Найти далее», пока не найдете искомый текст.

Поиск элементов и файлов

• Поиск всех элементов, содержащих конкретные слово или фразу – Нажмите кнопку «Найти» на стандартной панели инструментов, чтобы вывести на экран панель поиска. В поле «Найти» введите любой текст, который требуется найти в стандартных полях элементов, или щелкните стрелку рядом с полем «Найти» и выберите текст, который уже использовался в качестве условия поиска. Укажите папки, в которых требуется выполнить поиск. Если используется несколько учетных записей, поиск выполняется только в папках текущей учетной записи.
• Только в текущей папке (не включая подпапки) – Нажмите кнопку «Найти».
• Только в папках электронной почты – Щелкните стрелку на кнопке «Искать в» и выберите один из пунктов: «Входящие», «Все почтовые папки», «Полученная почта» или «Отправленная почта». Нажмите кнопку «Найти».
• В конкретных папках – Щелкните стрелку на кнопке «Искать в» и выберите пункт «Выбрать папки». Выберите папки, в которых требуется выполнить поиск. Чтобы включить подпапки, установите флажок Вложенные папки. При необходимости выполните остановку поиска, очистку результатов поиска или создание папки поиска.
• Остановка поиска – На панели поиска нажмите кнопку «Прервать». Чтобы снова запустить поиск, нажмите кнопку «Найти».
• Очистка результатов поиска и отображение всех элементов в текущем представлении – Нажмите кнопку «Очистить».
• Создание папки поиска на основе условий текущего поиска – На панели поиска нажмите кнопку «Параметры». Выберите команду Сохранить условия поиска в виде папки поиска. Введите имя новой папки поиска.
• Поиск элементов и файлов с помощью других условий – В меню Сервис выберите команду Поиск, а затем команду Расширенный поиск. В списке Просмотреть выберите тип искомого элемента или файла. Если в списке в папке нет нужной папки или требуется просмотреть несколько папок, нажмите кнопку «Обзор» и выберите папки из списка. Задайте прочие условия поиска по вашему усмотрению и нажмите кнопку «Найти». При необходимости выполните остановку поиска, очистку результатов поиска, сохранение результатов поиска или создание папки поиска.
• Поиск общей папки – В меню Сервис выберите команду Найти, а затем — команду Найти общую папку. В поле «Содержит» введите текст, который необходимо найти. Выполните одно их следующих действий:
  • изменение области поиска – По умолчанию поиск ведется по файлам из общих папок. Чтобы изменить условия поиска, нажмите кнопку «Обзор» и выберите новую папку;
  • изменение атрибута общих папок, в котором ведется поиск – В списке В выберите атрибут общих папок, в котором необходимо вести поиск;
  • ограничение поиска по дате – Установите флажок Созданы после и введите дату.
    Нажмите кнопку «Найти».

Поиск флагов определенного цвета

Сообщения с флагами всех цветов автоматически отображаются в папке поиска «К исполнению». Чтобы просмотреть сообщения с флагами только одного цвета, можно либо найти их, либо создать настраиваемую папку поиска. Настраиваемая папка поиска создается в том случае, если нужно сохранять результаты поиска для дальнейшего использования.

1. Поиск флагов одного цвета – в меню Сервис выберите команду Поиск, а затем команду Расширенный поиск. Перейдите на вкладку Другие условия. Установите флажок Состояние пометки, а затем выберите Помеченный цвет. Нажмите кнопку «Найти».
2. Создание настраиваемой папки поиска для поиска флагов одного цвета – в почте в меню Файл выделите пункт Создать и выберите команду Папка поиска. Выберите команду Создание настраиваемой папки поиска. В группе «Настройка папки поиска» нажмите кнопку «Выбрать». В диалоговом окне Настройка папки поиска введите имя настраиваемой папки поиска. Нажмите кнопку «Условия» и перейдите на вкладку Другие условия. Установите флажок Состояние пометки, а затем выберите Помеченный цвет. Нажмите кнопку «OK». Нажмите кнопку «Обзор», выберите папку, в которой необходимо выполнить поиск, затем трижды нажмите кнопку «OK».

Поиск связанных элементов

При выборе вкладки Действия в окне элемента контактов в списке Показать отображается группа папок «Все элементы», поскольку по умолчанию поиск ссылок на элементы выполняется только в основных папках Microsoft Outlook. Выполните одно или несколько следующих действий.

• Смена папок, в которых производится автоматический поиск связанных элементов – В меню Перейти выберите команду Список папок. Щелкните требуемую папку, содержащую контакты. В меню Файл выберите команду Папка, затем – команду Свойства: «имя папки» и откройте вкладку Действия. В списке Представление по умолчанию щелкните папку, в которой должен по умолчанию выполняться поиск.
• Добавление папок в группу и удаление папок – В меню Перейти выберите команду Список папок. Щелкните требуемую папку, содержащую контакты. В меню Файл выберите команду Папка, затем – команду Свойства: «имя папки» и откройте вкладку Действия. В списке Группы папок щелкните группу папок, которую требуется изменить. Нажмите кнопку «Изменить». Установите флажки рядом с папками, которые требуется добавить в поиск, и снимите рядом с папками, которые требуется удалить из поиска.
• Удаление сохраненных условий поиска – В меню Сервис выберите команду Поиск, а затем команду Расширенный поиск. В меню Файл диалогового окна Расширенный поиск выберите команду Открыть условия поиска. Чтобы открыть условия поиска, сохраненные в другой папке, щелкните эту папку на панели адресов или найдите ее с помощью поля «Папка». Щелкните правой кнопкой мыши файл условий поиска, который требуется удалить, и выберите в контекстном меню команду Удалить.

При использовании расширенного поиска для одного или нескольких полей могут быть заданы одно или несколько условий, включая условия, определяемые пользователем. Ниже приведены типичные условия поиска, задаваемые в диалоговом окне Расширенный поиск, для поиска следующих элементов и полей: 

Сообщения

В списке Просмотреть выберите «Сообщения». Задайте следующие условия для поиска сообщений.

• Адресованные только мне – установите флажок рядом с Искать сообщения и выберите значение «Только с моим именем» в поле «Кому».
• Адресованные другим пользователям – введите в поле «Кому» полное имя (не адрес электронной почты), соответствующее данному адресу электронной почты, или нажмите кнопку «Кому» и выберите это имя из списка.

В результате поиска будут найдены сообщения для всех пользователей, имена которых содержат введенный текст. Например, для поиска сообщений, посланных Алексею и Александру, введите Алекс.

• От конкретного отправителя – введите в поле «От» имя электронной почты (не полный адрес) или нажмите кнопку «От» и выберите это имя из списка.

Чтобы быстро найти все сообщения от конкретного отправителя, выделите в главном окне Microsoft Outlook сообщение от него. Укажите в меню Действия на команду Найти все и щелкните пункт «Сообщения от». Чтобы быстро найти все сообщения в обсуждении, выделите одно из сообщений. Укажите в меню Действия на команду Найти все и щелкните пункт «Связанные сообщения».

Встречи и собрания

В списке Просмотреть выберите «Встречи и собрания». Задайте следующие условия для поиска встреч и собраний.

• С участием конкретного лица или организованные им – введите имя в поле «Участники» или «Организатор», либо нажмите одну из кнопок, чтобы выбрать имя из списка;
• С конкретным временем начала – в первом списке Выбрать элементы выберите значение начинающиеся. Во втором списке Выбрать элементы выберите условие; например, завтра.

Элемент Microsoft Outlook любого типа

В списке Просмотреть выберите «Любой элемент Outlook». Задайте следующие условия для поиска элементов.

• С вложениями – откройте вкладку Другие условия. Установите флажок Вложения и выберите значение одно или несколько вложений.
• На основании размера – откройте вкладку Другие условия. В списке Размер (Кбайт) выберите необходимое значение и, при необходимости, введите цифры в два расположенных справа поля.
• В конкретной категории – откройте вкладку Другие условия. Нажмите кнопку «Категории» и установите флажок рядом с нужной категорией. Если в списке Имеющиеся категории нет соответствующей категории, нажмите кнопку «Главный список категорий», введите имя категории, нажмите кнопку «Добавить», а затем кнопку «OK». Нажмите кнопку «OK», затем кнопку «Найти».
• С использованием особого условия – откройте вкладку Дополнительно. Нажмите кнопку «Поле». Установите указатель на интересующий набор полей и щелкните поле, которое требуется использовать в условиях поиска. В списке Условие выберите условие, которое должно использоваться для выбранного поля. Набор доступных условий определяется выбором поля. Если для выбранного условия требуется значение, введите необходимые данные в поле «Значение».
• «Файлы» – для поиска файлов в папке Microsoft Outlook выберите в списке Просмотреть значение «Файлы» (Outlook/Exchange). Ниже приведены указания для поиска файлов по следующим условиям:
  • имя файла – для поиска по имени файла введите значение в поле «Имя». Для поиска по конкретному слову или комбинации символов в файле введите значение в поле «Искать слова». Для поиска всех файлов, расположенных в папках Outlook, с именами или содержанием, включающими слово «регион» введите регион. Для поиска файлов с именами или содержанием, включающими слово, заканчивающееся на «регион», введите «*регион». Чтобы найти файлы с именами или содержанием, включающими слово «кит» или «крот», введите «к*т». (На месте звездочки (*) может стоять любое число символов.) Чтобы найти файлы с именами или содержанием, включающими слово «кит» или «кот», введите «к?т». (На месте вопросительного знака (?) может стоять любой символ, но только один.);
  • расширение файлов – чтобы найти текстовые файлы, расположенные в папках Outlook, введите в поле «Тип» значение «*.txt».

В Microsoft Outlook имеется множество различных способов поиска, в зависимости от типа сведений, которые требуется найти. 

• Поиск элементов по слову, фразе или другому тексту – для поиска элементов Microsoft Outlook может использоваться команда Найти, позволяющая искать элементы по содержащимся в них слову или фразе. По умолчанию поиск выполняется только в текущей папке (подпапки не включаются). Однако имеется возможность указать папки на компьютере или в сети, в которых требуется выполнить поиск. Результаты простого текстового поиска отображаются в Microsoft Outlook в том же представлении, что и текущая папка. Это позволяет сортировать, группировать и другими способами изменять вид результатов, как это выполняется в любом другом представлении папки. Элемент или файл может быт открыт в списке результатов поиска, а сообщения, приглашения на собрания, поручения, заметки и примечания к документам могут быть просмотрены без открытия.
• Поиск элементов и файлов с помощью других условий – поиск элементов и файлов, сохраненных в папках Outlook, может выполняться не только с помощью слов и фраз, но и с помощью других условий, причем можно указывать конкретные поля, в которых проводится поиск. Например, можно найти все сообщения от руководителя, адресованные только вам, все сообщения, превышающие заданный размер или содержащие вложения. Для выполнения поисков таких типов используется расширенный поиск. Результаты поиска отображаются в диалоговом окне Расширенный поиск, из которого найденный элемент или файл может быть открыт. Условия поиска могут быть сохранены для последующего использования.
• Поиск сообщений электронной почты с помощью определенных условий – если приходится часто искать сообщения электронной почты одного типа, предполагается использовать папку поиска. Например, в папке поиска «Непрочтенные письма» можно найти все непрочтенные элементы во всех папках почтового ящика. Папками поиска называются виртуальные папки, содержащие представления всех элементов электронной почты, удовлетворяющих определенным условиям поиска. Отображаемые там сообщения хранятся в одной или нескольких папках Outlook. После настройки папки поиска при каждом новом просмотре она обновляется элементами из почтового ящика, отвечающими соответствующим условиям.

Фильтры представления позволяют просматривать только элементы или файлы, хранящиеся в папках Microsoft Outlook, отвечающие заданным условиям. Например, с помощью условий отбора по значению «Магазин Гаджет» в поле «От» можно отобрать только элементы, полученные от магазина. Остальные элементы не удаляются из папки. Для их просмотра следует удалить фильтр представления. 

После применения фильтра представления к выбранной папке в строке состояния слева отображается фраза «Отбор выполнен». Фраза «Применено несколько фильтров» обозначает, что применены и фильтр синхронизации, и фильтр представления. Фильтр синхронизации позволяет выбирать, какие элементы загружать и сохранять в файлах автономных папок (.ost).

Отображение и скрытие элементов или файлов с помощью фильтра представления

1. Щелкните на папке, к которой вы хотите применить фильтр.
2. В меню Вид выделите пункт «Упорядочить по», а затем выберите команду Настраиваемое.
3. Нажмите кнопку «Отбор».
4. Выберите условия отбора.
5. Чтобы применить при отборе дополнительные условия, такие как категория или уровень важности, откройте вкладку Другие условия и выберите необходимые параметры.

Если установлено несколько параметров отбора, отображаются только элементы, отвечающие всем условиям. Если установлено несколько условий для одного поля, отбираются элементы, отвечающие по крайней мере одному из этих условий.

1. При отборе могут использоваться настраиваемые условия
2. Откройте вкладку Дополнительно.
3. Нажмите кнопку «Поле».
4. Установите указатель на интересующий набор полей и щелкните поле, которое требуется использовать в условиях поиска.
5. В списке Условие выберите условие, которое должно использоваться для выбранного поля. Доступные условия зависят от выбранного поля.
6. Если для выбранного условия требуется значение, введите необходимые данные в поле «Значение».

Удаление фильтра представления

1. В меню Вид выделите пункт «Упорядочить по», а затем выберите команду Настраиваемое.
2. Нажмите кнопку «Отбор».
3. Нажмите кнопку «Удалить все».

Добавление имени в список Заблокированные отправители

1. Выберите в меню Сервис команду Параметры.
2. Щелкните ссылку Нежелательная почта.
3. Перейдите на вкладку Заблокированные отправители.
4. Нажмите кнопку «Добавить».
5. Введите нужное имя или адрес в поле «Введите адрес электронной почты или имя домена Интернета» для добавления в список и нажмите кнопку «ОК».

Повторите шаги 4–5 для каждого имени или адреса, которые требуется добавить.

Можно быстро добавить имя в список Заблокированные отправители. Для этого щелкните правой кнопкой мыши нежелательное сообщениеи, выделив в контекстном меню команду Нежелательная почта, выберите подкоманду Добавить отправителя в список заблокированных пользователей.

Существующие списки имен и электронных адресов, которые требуется заблокировать, можно импортировать в Microsoft Office Outlook 2003. Для этого их необходимо сохранить в формате текстового файла (.txt), а затем импортировать.

Если используется учетная запись электронной почты сервера Microsoft Exchange и работа ведется в режиме реального времени, необходимо использовать сервер Microsoft Exchange 2003 или более позднюю версию. Если неизвестно, какая версия сервера Exchange используется учетной записью электронной почты, обращайтесь к администратору Microsoft Exchange.

Добавление имени в список Надежные отправители или Надежные получатели

Можно добавить адрес электронной почты отправителя или имя его домена в список Надежные отправители.

1. Выберите в меню Сервис команду Параметры.
2. Щелкните по ссылке Нежелательная почта.
3. Перейдите на вкладку Надежные отправители или Надежные получатели.
4. Нажмите кнопку «Добавить».
5. Введите нужное имя или адрес в поле «Введите адрес электронной почты или имя домена Интернета» для добавления в список и нажмите кнопку «ОК».

Повторите шаги 4–5 для каждого имени или адреса, которые требуется добавить.

Чтобы быстро добавить отправителя, имя домена или название списка рассылки в список Надежные отправители или Надежные получатели, щелкните правой кнопкой мыши сообщение, которое вы считаете безопасным, выберите в контекстном меню команду Нежелательная почта, а затем – команду Добавить отправителя в список надежных отправителей, или Добавить домен отправителя в список надежных отправителей, или Добавить отправителя в список надежных получателей.

Чтобы включить адресатов из списка Контакты в число надежных отправителей, на вкладке Надежные отправители установите флажок Доверять письмам от адресатов из списка контактов. Все адреса электронной почты в папке «Контакты» будут использоваться фильтром нежелательной почты для идентификации сообщений.

Включение папки «Контакты» в список Надежные отправители

1. Выберите в меню Сервис команду Параметры.
2. Щелкните по ссылке Нежелательная почта.
3. Перейдите на вкладку Надежные отправители.
4. Установите флажок Доверять письмам от адресатов из списка контактов.

Редактирование списков фильтра нежелательной почты

Выберите в меню Сервис команду Параметры и щелкните по ссылке Нежелательная почта. На вкладках Надежные отправители, Надежные получатели или Заблокированные получатели, выполните одно из следующих действий.

1. Измените имя домена или адрес электронной почты.
2. В списке щелкните имя домена или адрес электронной почты, который необходимо изменить.
3. Нажмите кнопку «Изменить».
4. Введите в поле «Введите адрес электронной почты или имя домена Интернета» для добавления в список новый текст.
5. Удалите имя домена или адрес электронной почты.
6. В списке щелкните имя домена или адрес электронной почты, который необходимо удалить.
7. Нажмите кнопку «Удалить».

Просмотр сообщений, перемещенных в папку «Нежелательные письма»

В зависимости от установленного уровня защиты от спама часть нужных сообщений может перемещаться в папку «Нежелательные письма». Необходимо регулярно просматривать сообщения, перемещенные в папку «Нежелательные письма», чтобы убедиться, что она не содержит нужных сообщений.

1. В меню Перейти выберите команду Папка и в появившемся списке щелкните папку «Нежелательные письма».
2. Нажмите кнопку «OK».
3. Щелкните правой кнопкой мыши сообщения, которые нужно пометить как не являющиеся нежелательными.
4. В контекстном меню выберите команду Нежелательные письма, а затем – команду Пометить как не являющиеся нежелательными.

Сообщения, помеченные как не являющиеся нежелательными, перемещаются в папку «Входящие» или в папку, в которой они находились ранее. Если имеется несколько учетных записей электронной почты, сообщение перемещается в папку «Входящие» или в папку активной учетной записи. Если как не являющееся нежелательным помечается одно сообщение, то предлагается добавить имя отправителя или получателя в список Надежные отправители или Надежные получатели.

Очистка папки «Нежелательные письма»

В меню Перейти выберите команду Список папок.

В списке папок щелкните правой кнопкой мыши папку «Нежелательные письма» и выберите в контекстном меню команду Очистить папку «Нежелательные письма».

Чтобы быстро пометить сообщение как не являющееся нежелательным, выберите его и нажмите клавиши <Ctrl+Alt+О>, или кнопку на панели инструментов Стандартная.

Очистка папки «Нежелательные письма» или удаление элемента из папки «Нежелательные письма» приводит к перемещению удаленных элементов в папку «Удаленные». Чтобы удалить элемент без возможности восстановления, выделите его и нажмите клавиши <Shift+Delete>. Чтобы удалить все элементы папки без возможности восстановления, нажмите клавишу «Shift» и в контекстном меню выберите команду Очистить папку «Нежелательные письма».

Импортирование адресов электронной почты в списки фильтра нежелательной почты

Чем больше вы будете использовать электронную почту, тем больше электронных адресов у вас будет накапливаться. Для более точной фильтрации спам-сообщений, вы можете указать, какие адреса следует считать нежелательной почтой изначально, а какие нужно фильтровать. Для загрузки списка файлов вам потребуется создать текстовый файл с нужными адресами, разделенными табуляцией (текстовый файл имеет расширение .txt). После его создания выполните указанные ниже действия.

1. Выберите в меню Сервис команду Параметры.
2. Щелкните по ссылке Нежелательная почта.
3. Перейдите на вкладку Надежные отправители, Надежные получатели или Заблокированные получатели.
4. Нажмите кнопку «Импорт из файла».
5. В списке Папка выберите диск, папку или ресурс Интернета, содержащие файл, который требуется импортировать.
6. Откройте папку с соответствующим файлом.
7. Щелкните значок файла и нажмите кнопку «Открыть».

Экспортирование адресов из списков фильтра нежелательной почты

1. Выберите в меню Сервис команду Параметры.
2. Щелкните ссылку Нежелательная почта.
3. Перейдите на вкладку «Надежные отправители», «Надежные получатели» или «Заблокированные получатели».
4. Нажмите кнопку «Экспорт в файл».
5. В раскрывающемся списке Папка выберите диск, папку или адрес в Интернете, где необходимо сохранить файл.
6. В поле «Имя файла» введите имя файла.
7. Нажмите кнопку «Сохранить».

При экспорте списка Надежные отправители и установленном флажке Доверять письмам от адресатов из списка контактов адреса электронной почты для контактов не будут включены в текстовый файл, созданный в процессе экспортирования. Чтобы распечатать списки нежелательной почты, после экспорта файла откройте его при помощи Блокнота или другой программы, поддерживающей этот формат файла, а затем напечатайте файл.