Создание папки

1. Выберите в меню Файл команду Создать, а затем – команду Папка.
2. В поле «Имя» введите имя папки.
3. В списке Содержимое папки выберите тип создаваемой папки.
4. В списке Поместить папку в выберите расположение папки.

Копирование папки

1. В меню Перейти выберите команду Список папок.
2. В списке папок выберите папку, которую требуется скопировать.
3. Укажите в меню Файл на команду Папка и выберите команду Копировать «имя папки».
4. Выберите в списке место, куда требуется скопировать папку.

Перемещение папки

1. В меню Перейти выберите команду Список папок.
2. В списке папок в области переходов выберите папку, которую требуется переместить.
3. Выберите в меню Файл команду Папка, а затем – команду Переместить имя папки.
4. Щелкните в списке местоположение, в которое требуется переместить папку, или нажмите кнопку «Создать», чтобы создать папку, в которую будет перемещена выбранная папка.

Папки поиска нельзя перемещать, поскольку они являются виртуальными папками, которые содержат представления элементов, отвечающие определенным условиям поиска.

Переименование папки

1. В списке папок щелкните папку, которую требуется переименовать.
2. Выберите в меню Файл команду Папка, а затем – команду Переименовать папку «имя папки».
3. Введите новое имя папки.

Удаление папки

1. В меню Перейти выберите команду Список папок.
2. В списке папок в области переходов щелкните правой кнопкой мыши папку, которую требуется удалить.
3. В контекстном меню выберите команду Удалить имя папки.

При удалении папки поиска удаляется только папка, а не элементы, отображаемые в ней.

Перемещение элемента в другую папку

1. Выберите элемент, который требуется переместить.
2. Нажмите кнопку «Переместить в папку» и щелкните имя папки, в которую будет перемещен элемент. Список составляется из имен папок, в которые уже перемещались элементы.
3. Если нужной папки нет в списке, выберите команду Переместить в папку и щелкните папку.

Скрытие всех папок

Чтобы просмотреть список папок, выберите в меню Перейти команду Список папок. Чтобы развернуть папки и просмотреть подпапки, нажмите кнопку в виде «+», чтобы свернуть папки и скрыть подпапки, нажмите кнопку в виде «–». Обратите внимание, что:

• область Избранные папки доступна только в области Почта. Область Избранные папки нельзя перемещать и скрывать, также нельзя изменять ее размер. Только почтовые папки можно удалять из папки «Избранные папки» или добавлять в нее. Нельзя отобразить область Избранные папки в других областях, например в области Список папок;
• область Список папок нельзя перемещать, но можно изменять ее размер;
• если требуется всегда отображать все папки, а не только папки почты, замените кнопку «Список папок» большой кнопкой и либо поместите ее над кнопкой «Почта», либо удалите кнопку «Почта» из области переходов.

Копирование макета папки

Макет папки – это определенные для папки права, правила, формы, представления и ее описание.

1. В меню Перейти выберите команду Список папок.
2. В списке папок выберите папку, которую требуется скопировать.
3. В меню Файл выберите Папка и щелкните Копировать макет папки.
4. Выберите в списке Копировать структуру папки исходную папку.
5. В группе «Копировать» выберите свойства исходной папки, которые необходимо скопировать.

Определение размера папки

Если папка включает подпапки, в Microsoft Outlook отображаются размеры всех подпапок и общий их размер. Если используется учетная запись сервера Microsoft Exchange в режиме кэширования сервера Exchange, можно увидеть размер файла автономных папок (.ost) (вкладка Локальные данные) и почтового ящика, расположенного на сервере (вкладка Данные на сервере). Файлы данных, хранящиеся на локальном компьютере, такие как файлы автономных папок (.ost), не так эффективны, как хранилища данных на сервере, поэтому размер файла данных на локальном компьютере будет больше, чем обозначенный размер почтового ящика. Размер папки не может быть рассчитан для папок поиска, поскольку это виртуальные папки, содержащие представления элементов, которые отвечают определенным критериям.

В области переходов щелкните правой кнопкой мыши папку, размер которой требуется определить, выберите в контекстном меню команду Свойства и нажмите кнопку «Размер папки».

Чтобы просмотреть размер любых папок, кроме папок поиска, в списке папок в области переходов выберите команду Размеры папок.

Очистка папки «Удаленные»

• Автоматическая очистка папки Удаленные.
  1. В меню Сервис выберите команду Параметры, а затем – вкладку Дополнительно.
     Установите флажок Очищать папку «Удаленные» при выходе.
  2. При необходимости отключите отображение уведомления перед автоматической очисткой папки «Удаленные».
  3. Выберите в меню Сервис команду Параметры и откройте вкладку Дополнительно.
  4. Нажмите кнопку «Дополнительные параметры».
  5. Снимите флажок Выводить предупреждение перед удалением элементов.

  Чтобы отключить автоматическую очистку папки Удаленные, снимите флажок Очищать папку «Удаленные» при выходе.

• Очистка папки «Удаленные» вручную.
  1. В меню Перейти выберите команду Список папок.
  2. В списке папок щелкните правой кнопкой мыши папку «Удаленные» и выберите в контекстном меню команду Очистить папку «Удаленные».

Отключение уведомления перед автоматической очисткой папки «Удаленные»

1. Выберите в меню Сервис команду Параметры и откройте вкладку Дополнительно.
2. Нажмите кнопку «Дополнительные параметры».
3. Снимите флажок Выводить предупреждение перед удалением элементов.

Назначение домашней страницы папке

Щелкните правой кнопкой мыши папку, которой требуется назначить домашнюю страницу папки, выберите в контекстном меню команду Свойства и откройте вкладку «Домашняя страница».

В поле «Адрес» введите адрес web-страницы, которая будет использоваться как домашняя страница папки, или нажмите кнопку «Обзор» и выберите страницу из списка.

Чтобы web-страница отображалась при щелчке папки, установите флажок Показывать по умолчанию домашнюю страницу.

После назначения папке новой домашней страницы для восстановления исходных настроек, например, домашней страницы папки, назначенной для использования по умолчанию системным администратором, достаточно нажать кнопку «Восстановить используемые по умолчанию».

Добавление имени в список Заблокированные отправители

1. Выберите в меню Сервис команду Параметры.
2. Щелкните ссылку Нежелательная почта.
3. Перейдите на вкладку Заблокированные отправители.
4. Нажмите кнопку «Добавить».
5. Введите нужное имя или адрес в поле «Введите адрес электронной почты или имя домена Интернета» для добавления в список и нажмите кнопку «ОК».

Повторите шаги 4–5 для каждого имени или адреса, которые требуется добавить.

Можно быстро добавить имя в список Заблокированные отправители. Для этого щелкните правой кнопкой мыши нежелательное сообщениеи, выделив в контекстном меню команду Нежелательная почта, выберите подкоманду Добавить отправителя в список заблокированных пользователей.

Существующие списки имен и электронных адресов, которые требуется заблокировать, можно импортировать в Microsoft Office Outlook 2003. Для этого их необходимо сохранить в формате текстового файла (.txt), а затем импортировать.

Если используется учетная запись электронной почты сервера Microsoft Exchange и работа ведется в режиме реального времени, необходимо использовать сервер Microsoft Exchange 2003 или более позднюю версию. Если неизвестно, какая версия сервера Exchange используется учетной записью электронной почты, обращайтесь к администратору Microsoft Exchange.

Добавление имени в список Надежные отправители или Надежные получатели

Можно добавить адрес электронной почты отправителя или имя его домена в список Надежные отправители.

1. Выберите в меню Сервис команду Параметры.
2. Щелкните по ссылке Нежелательная почта.
3. Перейдите на вкладку Надежные отправители или Надежные получатели.
4. Нажмите кнопку «Добавить».
5. Введите нужное имя или адрес в поле «Введите адрес электронной почты или имя домена Интернета» для добавления в список и нажмите кнопку «ОК».

Повторите шаги 4–5 для каждого имени или адреса, которые требуется добавить.

Чтобы быстро добавить отправителя, имя домена или название списка рассылки в список Надежные отправители или Надежные получатели, щелкните правой кнопкой мыши сообщение, которое вы считаете безопасным, выберите в контекстном меню команду Нежелательная почта, а затем – команду Добавить отправителя в список надежных отправителей, или Добавить домен отправителя в список надежных отправителей, или Добавить отправителя в список надежных получателей.

Чтобы включить адресатов из списка Контакты в число надежных отправителей, на вкладке Надежные отправители установите флажок Доверять письмам от адресатов из списка контактов. Все адреса электронной почты в папке «Контакты» будут использоваться фильтром нежелательной почты для идентификации сообщений.

Включение папки «Контакты» в список Надежные отправители

1. Выберите в меню Сервис команду Параметры.
2. Щелкните по ссылке Нежелательная почта.
3. Перейдите на вкладку Надежные отправители.
4. Установите флажок Доверять письмам от адресатов из списка контактов.

Редактирование списков фильтра нежелательной почты

Выберите в меню Сервис команду Параметры и щелкните по ссылке Нежелательная почта. На вкладках Надежные отправители, Надежные получатели или Заблокированные получатели, выполните одно из следующих действий.

1. Измените имя домена или адрес электронной почты.
2. В списке щелкните имя домена или адрес электронной почты, который необходимо изменить.
3. Нажмите кнопку «Изменить».
4. Введите в поле «Введите адрес электронной почты или имя домена Интернета» для добавления в список новый текст.
5. Удалите имя домена или адрес электронной почты.
6. В списке щелкните имя домена или адрес электронной почты, который необходимо удалить.
7. Нажмите кнопку «Удалить».

Просмотр сообщений, перемещенных в папку «Нежелательные письма»

В зависимости от установленного уровня защиты от спама часть нужных сообщений может перемещаться в папку «Нежелательные письма». Необходимо регулярно просматривать сообщения, перемещенные в папку «Нежелательные письма», чтобы убедиться, что она не содержит нужных сообщений.

1. В меню Перейти выберите команду Папка и в появившемся списке щелкните папку «Нежелательные письма».
2. Нажмите кнопку «OK».
3. Щелкните правой кнопкой мыши сообщения, которые нужно пометить как не являющиеся нежелательными.
4. В контекстном меню выберите команду Нежелательные письма, а затем – команду Пометить как не являющиеся нежелательными.

Сообщения, помеченные как не являющиеся нежелательными, перемещаются в папку «Входящие» или в папку, в которой они находились ранее. Если имеется несколько учетных записей электронной почты, сообщение перемещается в папку «Входящие» или в папку активной учетной записи. Если как не являющееся нежелательным помечается одно сообщение, то предлагается добавить имя отправителя или получателя в список Надежные отправители или Надежные получатели.

Очистка папки «Нежелательные письма»

В меню Перейти выберите команду Список папок.

В списке папок щелкните правой кнопкой мыши папку «Нежелательные письма» и выберите в контекстном меню команду Очистить папку «Нежелательные письма».

Чтобы быстро пометить сообщение как не являющееся нежелательным, выберите его и нажмите клавиши <Ctrl+Alt+О>, или кнопку на панели инструментов Стандартная.

Очистка папки «Нежелательные письма» или удаление элемента из папки «Нежелательные письма» приводит к перемещению удаленных элементов в папку «Удаленные». Чтобы удалить элемент без возможности восстановления, выделите его и нажмите клавиши <Shift+Delete>. Чтобы удалить все элементы папки без возможности восстановления, нажмите клавишу «Shift» и в контекстном меню выберите команду Очистить папку «Нежелательные письма».

Импортирование адресов электронной почты в списки фильтра нежелательной почты

Чем больше вы будете использовать электронную почту, тем больше электронных адресов у вас будет накапливаться. Для более точной фильтрации спам-сообщений, вы можете указать, какие адреса следует считать нежелательной почтой изначально, а какие нужно фильтровать. Для загрузки списка файлов вам потребуется создать текстовый файл с нужными адресами, разделенными табуляцией (текстовый файл имеет расширение .txt). После его создания выполните указанные ниже действия.

1. Выберите в меню Сервис команду Параметры.
2. Щелкните по ссылке Нежелательная почта.
3. Перейдите на вкладку Надежные отправители, Надежные получатели или Заблокированные получатели.
4. Нажмите кнопку «Импорт из файла».
5. В списке Папка выберите диск, папку или ресурс Интернета, содержащие файл, который требуется импортировать.
6. Откройте папку с соответствующим файлом.
7. Щелкните значок файла и нажмите кнопку «Открыть».

Экспортирование адресов из списков фильтра нежелательной почты

1. Выберите в меню Сервис команду Параметры.
2. Щелкните ссылку Нежелательная почта.
3. Перейдите на вкладку «Надежные отправители», «Надежные получатели» или «Заблокированные получатели».
4. Нажмите кнопку «Экспорт в файл».
5. В раскрывающемся списке Папка выберите диск, папку или адрес в Интернете, где необходимо сохранить файл.
6. В поле «Имя файла» введите имя файла.
7. Нажмите кнопку «Сохранить».

При экспорте списка Надежные отправители и установленном флажке Доверять письмам от адресатов из списка контактов адреса электронной почты для контактов не будут включены в текстовый файл, созданный в процессе экспортирования. Чтобы распечатать списки нежелательной почты, после экспорта файла откройте его при помощи Блокнота или другой программы, поддерживающей этот формат файла, а затем напечатайте файл.

Новый фильтр нежелательной почты заменяет правила, использовавшиеся в предыдущих версиях Microsoft Outlook для фильтрации сообщений электронной почты. Фильтр нежелательной почты включен по умолчанию, при этом установлен низкий уровень защиты, рассчитанный на перехват явно нежелательных сообщений электронной почты. Все сообщения, перехваченные фильтром нежелательной почты, помещаются в специальную папку Нежелательные письма, чтобы их можно было при необходимости извлекать и просматривать. В Microsoft Office Outlook 2003 можно установить более жесткий фильтр, при котором по ошибке могут перехватываться нужные сообщения, и даже задать безвозвратное удаление нежелательных сообщений. 

Фильтр нежелательной почты состоит из двух частей: списков нежелательной почты и самой современной технологии, разработанной Microsoft Research, используемой для идентификации непрочтенного сообщения как нежелательного, при которой принимается во внимание множество факторов: время отправки, характер содержимого и другие. Этот фильтр не просто отбирает сообщения по их типу и отправителю – заключение о нежелательности сообщения основывается на тщательном анализе всей его структуры, включая текст и вложения.

Списки нежелательной почты

Существуют три списка нежелательной почты: Надежные отправители, Надежные получатели и Заблокированные отправители. Если имя адресата или адрес электронной почты находится как в списке заблокированных отправителей, так и в списке надежных отправителей, последний получает приоритет над первым, чтобы снизить вероятность причисления нужных сообщений к нежелательным.

• Список надежных отправителей. Если некое сообщение ошибочно помечается фильтром как нежелательное, его отправителя можно добавить в список Надежные отправители. Адреса электронной почты и имена доменов, перечисленные в списке Надежные отправители, никогда не обрабатываются как нежелательные, независимо от содержания сообщения. Адреса электронной почты из списка Контакты по умолчанию добавляются в этот список. Таким образом, сообщения от адресатов из папки «Контакты» никогда не будут обрабатываться как нежелательные. При использовании учетной записи электронной почты сервера Microsoft Exchange имена и адреса электронной почты из глобального списка адресов автоматически считаются безопасными. Можно также настроить Microsoft Outlook на прием только сообщений, отправленных с адресов из списка Надежные отправители, что дает возможность однозначно указывать, какие сообщения должны помещаться в папку «Входящие».
• Список надежных получателей. Если вы подписаны на группы новостей или рассылки, можно добавить эти имена в список Надежные получатели, чтобы все сообщения, отправленные на эти адреса или в эти домены никогда не обрабатывались как нежелательные, независимо от содержимого сообщения.
• Список заблокированных отправителей. Можно блокировать сообщения с определенных адресов или доменов, добавляя отправителя в этот список. Сообщения от пользователей или из доменов, перечисленных в этом списке, всегда рассматриваются как нежелательные письма, независимо от содержимого сообщения. При добавлении имени отправителя или адреса электронной почты в список заблокированных отправителей, сообщение, полученное от него автоматически перемещается в папку «Нежелательная почта». Если автоматическая загрузка картинок выключена, то сообщения, полученные с электронных адресов или из доменов из списков Надежные отправители и Надежные получатели или отправленные на них, будут рассматриваться как исключения и заблокированное содержимое будет загружаться.

Существующие списки надежных и заблокированных имен доменов и электронных адресов можно импортировать в Microsoft Outlook 2003. Для этого их необходимо сохранить в формате текстового файла или файла значений, разделенных табуляцией (TXT), а затем импортировать. Если требуется обеспечить совместную работу со списками фильтра нежелательной почты, создайте резервную копию или распечатайте список; список адресов электронной почты можно также экспортировать в текстовый файл или в файл значений, разделенных табуляцией (TXT).Если адреса электронной почты полностью совпадают, записи конкретных адресов имеют приоритет над записями имен доменов. Чтобы заблокировать целый домен, но получать сообщения с определенных безопасных адресов, добавьте записи конкретных адресов в список Надежные отправители. Например, добавьте адрес proverka@example.com в список Надежные отправители и имя домена @example.com в список Заблокированные отправители.

Типы учетных записей электронной почты и фильтр нежелательной почты

Фильтр нежелательной почты может использоваться при следующих типах учетных записей электронной почты:

• учетная запись электронной почты сервера Microsoft Exchange в режиме кэширования сервера Exchange;
• учетная запись сервера Exchange, доставляющая почту в файл личных папок (pst);
• HTTP (служба Hotmail);
• POP3;
• IMAP;
• служба Microsoft Outlook 2002 Connector.

Фильтр нежелательной почты недоступен, если при работе в режиме реального времени используется учетная запись сервера Microsoft Exchange и при этом версия сервера является более ранней, чем Microsoft Exchange 2003, или используется учетная запись стороннего разработчика MAPI.

Все учетные записи одного профиля пользователя Outlook имеют одинаковые параметры настройки фильтра нежелательной почты и списки нежелательной почты, но у каждой из них имеется своя папка «Нежелательные письма». Например, при наличии учетных записей сервера Exchange и службы Hotmail для каждой из них имеется своя папка «Нежелательные письма». При изменении профиля необходимо выполнить экспорт копии списков нежелательной почты, прежде чем вносить изменения, а затем импортировать сведения в Outlook 2003, чтобы избежать повторного создания списков нежелательной почты.

Программа Microsoft Outlook использует папки для хранения наборов данных. Папка Outlook – это место хранения таких элементов, как новые сообщения электронной почты («Входящие»), отправленные сообщения («Отправленные») или сохраненные сообщения. В папках поиска сообщения не хранятся. Папками поиска называются виртуальные папки, содержащие представления всех элементов электронной почты, удовлетворяющих определенным условиям поиска. 

Папки поиска содержат результаты предварительно определенных поисковых запросов. Отображаемые там сообщения хранятся в одной или нескольких папках Outlook.

В области переходов раздела Почта находятся три заданных по умолчанию папки поиска – «К исполнению», «Большие письма» и «Непрочитанные письма». В папке поиска «К исполнению» отображаются все сообщения с отметками. В папке поиска «Большие письма» отображаются все сообщения с размером больше 100 килобайт. В папке поиска «Непрочитанная почта» отображаются все непрочитанные сообщения. Эти три папки могут быть изменены или удалены.

При создании папки поиска можно выбирать из нескольких вариантов, таких как «Почта с вложениями» или «Почта от определенных людей». Можно также создавать свои собственные папки поиска. Для этого надо задать определенные условия поиска, которым должны удовлетворять отображаемые в папке сообщения. Каждая папка поиска является своевременно обновляемым сохраненным результатом поиска элементов, удовлетворяющих условиям, по всем папкам.

Обратите внимание, что при удалении папки поиска не происходит удаления отображаемых в ней сообщений, так как папка поиска содержит не сами сообщения, а ссылки на них. Однако если открыть одно или несколько сообщений из папки поиска и удалить их, то сообщения будут удалены и из той папки Outlook, где они хранились.

Для создания паки поиска почте в меню Файл выделите пункт «Создать» и выберите команду Папка поиска.

Для использования заранее определенной папки поиска щелкните заранее определенную папку поиска.

В случае, если выдан запрос, в группе «Настройка папки поиска» укажите критерии поиска.

Чтобы указать другой почтовый ящик для использования при поиске, в группе Настройка папки поиска щелкните стрелку, затем выберите почтовый ящик из списка.

Создание папки поиска.

1. Нажмите кнопку «Создание настраиваемой папки поиска».
2. В группе «Настройка папки поиска» нажмите кнопку «Выбрать».
3. Введите имя папки поиска.
4. Нажмите кнопку «Критерии» и выберите требуемые параметры, затем нажмите кнопку «OK».
5. Нажмите кнопку «Обзор», затем выберите папку, в которой необходимо выполнить поиск, затем трижды нажмите кнопку «OK».

Можно также создать папку поиска на основе поисков, созданных на Панели поиска или в диалоговом окне Расширенный поиск.

Для переименования папки поиска в области переходов щелкните правой кнопкой мыши папку поиска. В контекстном меню нажмите кнопку «Переименовать имя папки поиска» и введите новое имя папки.

Для настройки папки поиска вам необходимо в области переходов щелкните правой кнопкой мыши папку поиска. В контекстном меню нажмите кнопку «Настроить папку поиска», нажмите кнопку «Критерии» и выберите необходимые параметры.

Удаление папки поиска осуществляется следующим образом. В почте в панели переходов щелкните правой кнопкой папку поиска и в меню выберите команду Удалить имя_папки_поиска.

Обратите внимание, что при удалении папки поиска сообщения электронной почты, отображаемые в ней, не удаляются, так как они не хранятся в папке поиска, а только отображаются. Однако при открытии или выделении и удалении одного или более элементов из папки поиска сообщения будут удалены из папки Microsoft Outlook, в которой они хранятся.

Так как элементы не сохраняются в папках поиска, они не могут быть скопированы или перемещены. Тем не менее, элементы в папке поиска можно выбрать, а затем скопировать или переместить в другую папку Microsoft Outlook.

При удалении сообщений из папки поиска они перестают отражаться в Microsoft Outlook – удаление сообщения из папки поиска приводит к удалению этого сообщения из папки Microsoft Outlook, в которой оно хранится. Восстановить удаленные сообщения можно из папки «Удаленные». При использовании учетной записи электронной почты сервера Microsoft Exchange можно применять средство восстановления удаленных элементов.

Кнопка «Условия» недоступна при попытке настроить папку поиска – условия могут быть изменены только для пользовательской или заранее определенной папки поиска, для которой требуется ввести данные условий. Например, для шаблона папки поиска «Письма, содержащие данные слова» требуется ввести слова поиска. Поэтому, при настройке папки поиска кнопка «Условия» становится доступна. Для некоторых папок поиска вводить какие-либо данные не требуется, например для папки «Письма, отправленные непосредственно мне». В данной папке поиска используется условие соответствия в сообщении имени и адреса электронной почты с указанными в поле «Кому» или «Копия». Изменить условия для данной папки поиска невозможно, так как не будет выполняться поиск сообщений, отправленных непосредственно пользователю.

В группах отправки и получения содержатся одно или несколько учетных записей электронной почты, установленных в программе Microsoft Outlook. Для каждой группы можно установить свое поведение, такое как частота, с которой в программе Microsoft Outlook осуществляется подключение к серверу для отправки и приема сообщений для группы, или обработка сообщений в программе Microsoft Outlook в оперативном или автономном режиме работы. 

В группах отправки и получения могут содержаться любые комбинации учетных записей сервера Microsoft Exchange, POP3, IMAP и HTTP, вместе с учетными записями с любых дополнительно поддерживаемых типов серверов.

С группами отправки и получения можно выполнять следующие действия:

• указать, будет ли включена учетная запись при доставке почты;
• указать, должна ли быть почта быть отправлена, получена или и то и другое для учетной записи;
• задать частоту выполнения команд получения и отправки сообщений;
• указать, должно ли вложение быть загружено;
• указать ограничения размера загружаемых сообщений;
• указать включаемых при доставке папок;
• указать загрузки только заголовков для новых сообщений;
• задать параметры автономного режима работы Microsoft Outlook.

Параметры и правила, отображенные в диалоговом окне Параметры отправки и получения будут различаться в зависимости от типа используемой учетной записи.

В большинстве случаев сообщения автоматически отправляются при нажатии кнопки «Отправка» и доставляются в нескольких случаях, включая запуск программы Microsoft Outlook, истечение заданного интервала времени и запрос отправки и получения вручную.

Выполните одно их следующих действий:

• отправка и получение сообщений для всех учетных записей – в меню Сервис выберите команду Отправить/получить, а затем – команду Отправить/получить все;
• отправка и получение сообщений для выбранной учетной записи – в меню Сервис выберите команду Отправить/получить, выберите учетную запись, а затем – команду Входящие;
• отправка сообщения с использованием конкретной учетной записи – если в Microsoft Outlook настроено несколько учетных записей электронной почты, можно указать, какие учетные записи следует использовать для отправки сообщения. По умолчанию сообщение отправляется с использованием учетной записи, указанной для использования по умолчанию в мастере учетных записей электронной почты. Например, учетная запись, используемая по умолчанию, может быть рабочей, а отправлять сообщения можно с использованием другой учетной записи, например, личной учетной записи, предоставленной поставщиком услуг Интернета (ISP). В окне сообщения нажмите кнопку «Учетные записи» и выберите нужную учетную запись.

Отправка сообщений с помощью учетной записи ISP может потребовать соединения с поставщиком услуг Интернета для получения разрешения на использование почтового сервера. Для получения дополнительной информации свяжитесь с сетевым администратором или поставщиком услуг Интернета (ISP).

Можно отключить загрузку сообщений большого размера в папку Входящие с почтового сервера.

1. В меню Сервис последовательно выделите пункты «Отправить и получить», «Параметры отправки и получения», а затем выберите команду Определить группы отправки и получения.
2. Выберите в списке нужную группу, содержащую учетную запись, и нажмите кнопку «Изменить».
3. В группе «Учетные записи» выберите требуемую учетную запись.
4. В списке выберите папки, на которые требуется наложить ограничения, и для каждой папки выполните процедуру, начиная с шага 3.
5. Учетные записи POP3 содержат только папку «Входящие на сервере».
6. Выполните одно из следующих действий.

• Если используются учетные записи POP3, установите один из следующих переключателей:
  - загрузить только описание сообщения – В ходе отправки и получения загружаются только заголовки сообщений;
  - загрузить сообщение целиком, включая вложения – В ходе от правки и получения загружается заголовок сообщения и содержание, включая вложения. Установите флажок Загрузить только описание, если размер сообщения превышает [x] Кбайт, а затем введите число в поле.
• Если используются учетные записи IMAP и HTTP, например, службы Hotmail, установите один из следующих переключателей:
  - загрузить только описание сообщения – В ходе отправки и получения загружаются только заголовки сообщений;
  - загрузить сообщение целиком, включая вложения – В ходе отправки и получения загружается заголовок сообщения и содержание, включая вложения.

Нельзя указать ограничения на размер сообщений для отдельных папок, но можно загрузить только заголовки сообщений и выбрать, какие из них следует загрузить с сервера.

Определение формата файла личных папок

1. Выберите в меню Сервис команду Параметры.
2. Выберите вкладку Настройка почты и нажмите кнопку «Файлы данных».
3. Выделите имя файла данных, формат которого требуется определить, и нажмите кнопку «Параметры».
4. В поле «Формат» должна отображаться строка «Файл личных папок» или «Файл личных папок (97-2002)». Строка «Файл личных папок» означает, что файл хранится в новом формате, поддерживающем многоязычные данные в кодировке Юникод и обеспечивающим хранение большего количества элементов и папок. Файлы в формате «Файл личных папок» несовместимы с более ранними версиями программы Microsoft Outlook. Строка «Файл личных папок (97-2002)» означает, что файл хранится в старом формате, совместимым с более ранними версиями Microsoft Outlook. Файлы в формате «Файл личных папок (97-2002)» не поддерживают кодировку Юникод и обеспечивают такие же возможности хранения элементов и папок, как и в предыдущих версиях программы Microsoft Outlook. 

Создание файла личных папок в кодировке Юникод

1. В меню Файл выделите пункт «Создать», а затем выберите команду Файл данных Outlook.
2. Нажмите кнопку «ОК», как и в уже описываемом случае при создании файла личных папок Microsoft Outlook (.pst).
3. Введите имя создаваемого файла в поле «Имя файла» и нажмите кнопку «OK».
4. В поле «Имя» введите имя папки «pst».
5. Нажмите кнопку «OK».

Преобразование файлов данных (.pst) в кодировку Юникод

Способа автоматического преобразования файлов формата «Файл личных папок Microsoft Outlook 97-2002» (.pst) в формат «Файл личных папок Microsoft Outlook (.pst)», поддерживающий Юникод, не существует. Для того чтобы осуществить такое преобразование, необходимо создать новый файл в формате «Файл» личных папок Microsoft Outlook (.pst), поддерживающем Юникод, и импортировать в него объекты из старого файла данных.

Увеличение объема памяти файла данных

Возможность увеличения объема памяти файла данных зависит от параметров и политик, задаваемых администратором. Однако файл данных можно использовать в новом формате файла личных папок (.pst) Microsoft Outlook, позволяющем использовать больший объем памяти для элементов и папок, для получения большего объема памяти из файла данных.

Автоматическое преобразование файлов личных папок (.pst) Microsoft Outlook версии 97-2002 в файлы того же формата для новой версии Microsoft Outlook невозможно. Проще всего создать новый файл данных в формате pst, а затем импортировать в него элементы из старого файла данных.

Создание нового файла данных

1. В меню Файл выделите пункт «Создать», а затем выберите команду Файл данных Outlook.
2. Чтобы создать файл личных папок Microsoft Outlook (.pst), который предоставляет больший объем памяти для элементов и папок, а также поддерживает многоязыковые данные в кодировке Юникод, нажмите кнопку «OK».
3. Введите имя создаваемого файла в поле «Имя файла» и нажмите кнопку «OK».
4. В поле «Имя» введите имя папки «pst».
5. Выберите другие требуемые параметры и нажмите кнопку «OK».

Импорт объектов в новый файл данных

1. В Microsoft Outlook выберите в меню Файл команду Импорт и экспорт.
2. Выберите значение «Импорт» из другой программы или файла и нажмите кнопку «Далее».
3. Выберите значение «Файл личных папок (.pst)» и нажмите кнопку «Далее».
4. В поле «Импортировать из файла» укажите имя и путь к только что созданному импортируемому файлу pst.
5. Далее следуйте указаниям мастера импорта и экспорта.

Изменение пароля файла pst

1. Выберите в меню Файл команду Обработка файла данных.
2. Щелкните на нужном файле личных папок (.pst) и нажмите кнопку «Параметры».
3. Теперь нажмите кнопку «Сменить пароль» и введите старый и новый пароли в соответствующих полях.

Пароль можно сохранить в компьютере, чтобы не вводить его при каждом открытии файла .pst. Если ваша учетная запись пользователя Microsoft Windows защищена паролем и другие пользователи не имеют к ней доступа, после ввода нового пароля установите флажок Сохранить пароль в списке паролей.

Восстановление элементов из файла данных

Восстановление элементов путем перетаскивания из файла данных pst.

1. Выберите в меню Файл команду Открыть, а затем – команду Файл данных Outlook.
2. Щелкните на необходимом файле pst и нажмите кнопку «OK».
3. Имя папки, связанное с файлом данных, отображается в списке папок. Чтобы просмотреть список папок, выберите в меню Перейти команду Список папок. По умолчанию используется имя «Личные папки». Переместите или скопируйте файлы из открытой папки в папку, в которую требуется восстановить элементы.
4. Чтобы закрыть папку файла данных, щелкните ее правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню команду Закрыть «имя папки».

Восстановление элементов путем импорта файла pst

1. В Microsoft Outlook выберите в меню Файл команду Импорт и экспорт.
2. Выберите значение «Импорт» из другой программы или файла и нажмите кнопку «Далее».
3. Выберите значение «Файл личных папок (.pst)» и нажмите кнопку «Далее».
4. В поле «Импортировать из файла» укажите путь к импортируемому файлу .pst и его имя.
5. Выберите одно из значений:
   • «Заменять дубликаты при экспорте». Если в папке, в которую импортируются данные, существуют дубликаты данных, имеющихся в файле pst, эти данные будут перезаписаны данными из файла pst;
   • «Разрешить создание дубликатов». Данные, существующие в папке, в которую выполняется импорт, не будут перезаписаны данными из файла pst. Они будут сохранены;
   • «Не импортировать дубликаты». Данные, существующие в папке, в которую выполняется импорт, будут сохранены, а их дубликаты из файла pst не будут скопированы в эту папку.
6. Далее следуйте указаниям мастера импорта и экспорта. Элементы из файла pst будут скопированы в указанную папку.

Уменьшение размера файла данных

Проблема заключается в том, что при удалении элементов из файла данных его размер не изменяется, если не выполняется сжатие файла. Сжатие файла данных может занять несколько минут.

1. Выберите в меню Файл команду Обработка файла данных.
2. Выберите файл данных, который требуется сжать, и нажмите кнопку «Параметры».
3. Нажмите кнопку «Сжать».

При сжатии файла pst завершать работу Microsoft Outlook не требуется.

Восстановление папки «Входящие»

Если невозможно открыть файл личных папок (pst) или файл автономных папок (ost), или если данные файлы повреждены, воспользуйтесь программой восстановления папки «Входящие» (Scanpst.exe) для выявления и исправления ошибок. Программа восстановления проверяет только pst и ost-файлы, обновляя их заголовки, и целостность файловой структуры, восстанавливая ее при необходимости. Это не относится к почтовому ящику на сервере Microsoft Exchange.

Программа восстановления папки «Входящие» работает как с файлами личных папок Microsoft Outlook 97-2002, так и с файлами настоящей версии Outlook.

Scanpst.exe устанавливается вместе с Microsoft Outlook в следующее расположение:

Диск: \Program Files\Common Files\System\MSMAPI\LocaleID, где LocaleID – это идентификатор языка (LCID) для установки Microsoft Office. Для Великобритании и США он равен 1033.

Если при синхронизации ost-файла и сервера Exchange произошла ошибка, воспользуйтесь программой проверки совместимости ost.

Основной используемый тип учетной записи электронной почты определяет способ доставки и хранения электронных сообщений, календаря и других элементов.

• Учетные записи электронной почты Microsoft Exchange Server – при использовании Microsoft Exchange Server сообщения, календарь и другие элементы обычно доставляются на сервер и хранятся не сервере. Также можно работать автономно или использовать кэширование Exchange. Локальная копия элементов содержится на компьютере в файле автономных папок. Файл автономных папок (ost) – это файл на жестком диске, содержащий автономные папки. Файл автономных папок имеет расширение ost. Он может быть создан автоматически при настройке Microsoft Outlook или при открытии автономного доступа к папке. Этот файл синхронизирован с сервером Exchange. Файлы автономных папок позволяют осуществлять работу с элементами, если не удается связаться с сервером Exchange или этого не требуется. Элементы пользователей можно перемещать или архивировать в файл личных папок. Файл личных папок (.pst) – это файл данных на локальном компьютере, в котором хранятся сообщения и другие элементы. Файл .pst может использоваться в качестве стандартного расположения для доставки сообщений. Кроме того, его можно использовать для упорядочения и резервного копирования элементов. Если файл личных папок хранится на компьютере пользователя, он не зависит от ограничений размера почтового ящика на сервере. Microsoft Outlook можно настроить таким образом, чтобы пользовательские элементы доставлялись в pst-файл. Однако, данная операция имеет ряд недостатков, таких как отсутствие возможности работать с элементами на других компьютерах или использовать в службе Microsoft Outlook Web Access учетные записи электронной почты Exchange.
• Учетные записи электронной почты POP3, IMAP и HTTP – если учетные записи электронной почты не используются на сервере Exchange, сообщения, календарь и другие элементы доставляются и хранятся локально в файле личных папок (.pst) с именем «Outlook.pst», которое используется по умолчанию для файлов данных.

Работа с файлами данных

В программе Microsoft Office Outlook 2003 представлен новый формат файла личных папок – «Файл личных папок Microsoft Outlook (.pst)», обеспечивающий большую вместимость хранилищ элементов и папок, а также многоязыковую поддержку данных Юникод. «Файл», созданный в формате файла личных папок Microsoft Outlook (.pst), не может использоваться в более ранних версиях Microsoft Outlook.

Чтобы создать файл данных, совместимый с предыдущими версиями Microsoft Outlook, следует использовать формат файла личных папок Microsoft Outlook 97-2002 (.pst). Данный формат совпадает с форматом файлов в более ранних версиях службы Outlook. Он не обеспечивает многоязыковую поддержку данных Юникод, а так же предоставляет такую же вместимость хранилищ элементов и папок, что и в предыдущих версиях службы.

Любой файл данных, кроме используемого в качестве хранилища по умолчанию, может быть сохранен, скопирован или перемещен в другую папку на локальном жестком диске, на гибком диске или в сетевой папке. Однако следует помнить, что для открытия файла личных папок (.pst) в сетевой папке требуются разрешения на чтение и запись.

Если требуется доступ к любому файлу данных на сетевом диске или на другом компьютере, закройте все программы, в которых может использоваться этот файл. Доступ к файлу данных может одновременно получить только один пользователь или одна программа.

Файлы данных не поддерживают носители, предназначенные только для чтения.

В диалоговом окне Файлы данных Outlook (меню Файл, команда Обработка файла данных) отображаются только файлы данных, созданные пользователем. «Используемый по умолчанию файл данных» (Outlook.pst) не отображается в этом списке.

При создании pst-файла ему может быть назначен пароль, который будет обеспечивать безопасность и запрещать просмотр данных другим пользователям. Установите флажок Сохранить пароль в списке паролей, чтобы отменить запрос на ввод пароля при каждом запуске файла. Используйте надежные пароли, представляющие комбинацию прописных и строчных букв, цифр и символов. Пароли, не содержащие набор таких элементов, являются ненадежными. Например, надежный пароль: Y6dh!et5. Ненадежный пароль: House27. Используйте надежный пароль, который вы можете запомнить, чтобы не записывать его.

Если учетная запись пользователя Microsoft Windows не защищена паролем или другие пользователи имеют доступ к данной учетной записи, снимите флажок Сохранить пароль в списке паролей.

Если требуется использовать для организации элементов Outlook особые папки, могут быть созданы дополнительные файлы данных. Например, все сообщения из определенной организации могут храниться в отдельном файле данных. При создании файла данных для него может быть введено любое имя. По умолчанию используются имена Личные папки(1).pst, Личные папки(2).pst и так далее. Для папки, связанной с файлом данных, может быть задано любое имя. По умолчанию для папки, которая отображается в списке папок Microsoft Outlook, используется имя Личные папки.

Кроме того, средство автоархивации позволяет перемещать элементы в файл архива Archive.pst. В отличие от экспорта, когда элементы копируются в файл экспорта, но не удаляются из текущей папки, при архивации элементы копируются в файл архива и удаляются из текущей папки. Средство автоархивации позволяет настроить расписание и выполнять архивацию нескольких папок одновременно через равные промежутки времени.

Служебная программа PST Backup позволяет создавать точную копию файла данных pst в том же формате, копировать резервную копию на локальный или сетевой диск и задавать промежуток времени, через который в Microsoft Outlook должно отображаться напоминание о создании резервной копии файла. Резервная копия может использоваться для восстановления текущего файла pst в случае повреждения или удаления. Эту служебную программу можно загрузить с web-узла Microsoft Office.

Чтобы размер файла личных папок уменьшился после удаления из него элементов, файл необходимо сжать.

Файл данных позволяет получить доступ к таким сведениям, как контакты, с другого компьютера или предоставить доступ к ним другим пользователям. Проще всего сделать это, экспортировав данные в файл pst с помощью мастера импорта и экспорта.

Создание нового файла данных и перемещение или копирование в него элементов

1. Укажите в меню Файл на команду Создать и выберите команду Файл данных Outlook.
2. Для создания файла личных папок Microsoft Outlook (pst), который предоставляет больший объем памяти для элементов и папок, а также поддерживает многоязыковые данные в кодировке Юникод, нажмите кнопку «OK». Для обеспечения совместимости с более ранними версиями Outlook в группе «Тип хранилища» выберите значение «Файл личных папок Microsoft Outlook 97-2002 (pst)» и нажмите кнопку «OK».
3. Введите имя создаваемого файла в поле «Имя файла» и нажмите кнопку «OK».
4. В поле «Имя» введите имя папки «pst».
5. Выберите другие требуемые параметры и нажмите кнопку «OK».

Аналогичную операцию вам придется проделать при создании нового файла данных.

Сведения пароля.

Если установлен флажок Сохранить пароль в списке паролей, запомните или запишите этот пароль на случай, если файл pst будет открываться на другом компьютере. Установите этот флажок только в том случае, если учетная запись пользователя Microsoft Windows защищена паролем и никто больше не имеет доступа к учетной записи компьютера.

Имя папки, связанной с файлом данных, отображается в списке папок. По умолчанию папка будет названа «Личные папки».

Перетащите в новую папку любые элементы из текущих папок. Чтобы скопировать элементы, а не перемещать их, перетащите их, удерживая нажатой клавишу «Ctrl».

Файл личных папок (.pst) может быть открыт через сеть, но для расположения в сети требуются разрешения на чтение и запись. Убедитесь, что файл pst не используется другим пользователем или программой, иначе доступ к нему будет невозможен.

Открытие файла данных

1. Выберите в меню Файл команду Открыть, а затем – команду Файл данных Outlook.
2. Щелкните файл pst, который требуется открыть, и нажмите кнопку «OK».
3. Имя папки, связанное с файлом данных, отображается в списке папок. Чтобы просмотреть список папок, выберите в меню Перейти команду Список папок. По умолчанию используется имя «Личные папки».

Независимо от используемого редактора сообщений в Microsoft Outlook допускается отправка и прием сообщений в форматах HTML, RTF Microsoft Outlook и обычных текстовых.

При создании сообщения в Microsoft Outlook по умолчанию используется формат HTML. Этот формат поддерживает форматирование текста, нумерацию, маркеры, выравнивание, горизонтальные линии, рисунки (включая фоновые), стили HTML, бланки, подписи и ссылки на web-страницы. Поскольку формат HTML поддерживается наиболее популярными почтовыми программами, его рекомендуется использовать при отправке сообщений через Интернет и внутри организаций, работающих с сервером Microsoft Exchange. 

Обычный текст поддерживается во всех почтовых программах. Можно задать получение сообщений только в этом формате. Однако в обычном тексте неприменимы полужирный и цветной шрифт, курсив и прочие элементы форматирования. В нем также не поддерживается отображение рисунков в тексте сообщения, однако они могут быть включены в виде вложений.

Формат Microsoft Outlook RTF разработан корпорацией Microsoft и поддерживается только следующими почтовыми программами: Microsoft Exchange Client версий 5.0 и 4.0, Microsoft Office Outlook 2003, Outlook 2002, Outlook 2000, Outlook 98 и Outlook 97. Сообщения в формате RTF можно отправлять внутри организации, в которой используется Microsoft Exchange Server, однако рекомендуется работать с форматом HTML. В формате RTF поддерживается форматирование текста, включая маркеры, выравнивание и связанные объекты (объекты, созданные в файле-источнике и вставленные в файл назначения с поддержанием связи между этими двумя файлами. Связанные объекты в файле назначения могут быть обновлены при обновлении файла-источника.) Приглашения на собрания, поручения и сообщения с кнопками голосования автоматически создаются в Microsoft Outlook в формате RTF и могут пересылаться по Интернету другим пользователям независимо от выбранного по умолчанию формата.

Обычно изменение формата сообщения не требуется. При отправке сообщения в формате HTML другим пользователям, почтовые программы которых не поддерживают этот формат, сообщение автоматически отображается в обычном текстовом формате.

При отправке через Интернет сообщения в формате RTF оно по умолчанию преобразуется в формат HTML. Это позволяет сохранить форматирование в сообщении. Вместо этого можно использовать обычный текст, но тогда не будут доступны форматирование и вложения. Если через Интернет отправляется приглашение на собрание или поручение, оно автоматически преобразуется в стандартный формат Интернет-элементов календаря «iCal», поддерживаемый другими программами.

При ответе на сообщение Outlook сохраняет его формат. Однако если выбрать параметр «Читать сообщения как обычный текст», Outlook будет использовать формат, в котором отображается сообщение. Ответ будет отправлен в формате обычного текста, если не изменяется формат исходного сообщения и включен режим «Читать сообщения как обычный текст». Чтобы изменить формат сообщения на HTML или RTF, перейдите на информационную панель. Теперь ответ будет отображаться в новом формате.

В некоторых случаях может потребоваться изменение формата для конкретного сообщения. Например, было получено обычное текстовое сообщение и требуется ответить на него или переслать его в формате HTML с использованием соответствующих возможностей. В то же время может возникнуть необходимость отправки сообщения в определенном формате. Например, если сообщение содержит связанные объекты, следует использовать формат Microsoft Outlook RTF, поскольку такие объекты поддерживаются только в данном формате. В Microsoft Outlook предусмотрены гибкие возможности для решения подобных ситуаций.

Напомню вам терминологию. Списком рассылки называется набор контактов. Такие списки упрощают отправку сообщений группам лиц. Например, если сообщения часто отправляются в отдел по продажам, удобно создать список рассылки с именем «Отдел по продажам», включающий имена всех работников этого отдела. Сообщение, отправляемое по адресам этого списка, направляется всем получателям, перечисленным в списке рассылки. При этом получатели видят в строке сообщения «Кому» не название списка рассылки, а имена всех лиц, входящих в список. Списки рассылки могут использоваться для сообщений, поручений, приглашений на собрания и в других списках рассылки.

Имеется возможность добавлять имена в список рассылки и удалять их, отправлять список другим пользователям и печатать его.

Списки рассылки отмечаются специальным значком и хранятся по умолчанию в папке «Контакты», что позволяет сортировать их и назначать им категории. Если используется Microsoft Exchange Server, глобальный список адресов может содержать глобальные списки рассылки, доступные всем пользователям этой сети. Личные списки рассылки, создаваемые в папке «Контакты», доступны только одному пользователю, но могут копироваться и отправляться другим пользователям.

Сообщение или Приглашение на собрание можно отправить только части списка рассылки. Для этого нужно выделить членов списка щелчком по знаку «плюс» (+) после имени списка, а потом удалить ненужные имена. Списки рассылки контакта в поле «Эл. Почта» не могут быть расширены.

Добавление имени в список рассылки или удаление имени

Откройте список рассылки в папке «Контакты». Чтобы добавить адрес из адресной книги или папки «Контакты», нажмите кнопку «Выберите членов». Чтобы добавить адрес не из папки контактов и не из адресной книги, нажмите кнопку «Добавить». Чтобы удалить имя, щелкните его и нажмите кнопку «Удалить».

Отправка сообщения части списка рассылки

1. Выполните команду Файл ⇒ Создать ⇒ Сообщение.
2. Нажмите кнопку «Кому» и в поле «Введите или выберите имя» выберите список рассылки, содержащий пользователей, которым необходимо послать сообщение.
3. Списки рассылки помечаются значком.
4. Нажмите кнопку «OK».
5. Щелкните по знаку «плюс» (+) после имени списка рассылки, чтобы увидеть его содержимое, а потом удалите имена людей, которым не нужно посылать сообщение.

После развертывания списка рассылки его имя заменяется на все отдельные имена в списке. Свернуть имена обратно в имя списка рассылки невозможно.

Отправка списка рассылки

1. Откройте новое сообщение.
2. Щелкните в области текста сообщения.
3. Выполните одно из следующих действий:
   - если в качестве редактора сообщений электронной почты используется Microsoft Word, перетащите список рассылки из раздела Контакты в сообщение;
   - если в качестве редактора сообщений электронной почты используется Microsoft Outlook, выберите в меню Вставка команду Документ.
4. В списке Папки щелкните папку, содержащую список рассылки, который требуется отправить. Списки рассылки по умолчанию сохраняются в папке «Контакты».
5. В списке Элементы щелкните список рассылки, который требуется отправить, и нажмите кнопку «OK».
6. Отправьте сообщение.

Если требуется отправить список рассылки, содержащий членов глобального списка адресов (Глобальный список адресов – это адресная книга, содержащая адреса электронной почты всех пользователей, групп и списков рассылки в организации. Эту адресную книгу создает и обслуживает администратор. В нее также могут быть включены адреса электронной почты общих папок), убедитесь, что получатель этого списка рассылки использует тот же глобальный список адресов.

Отображение имен в списке рассылки

Чтобы просмотреть имена членов списка рассылки перед отправкой сообщения, выполните следующие действия.

1. Если создается новое сообщение, нажмите кнопку «Кому».
2. В списке Источник адресов выберите адресную книгу, содержащую список рассылки, о котором необходимо получить сведения.
3. В поле «Введите или выберите имя» введите имя списка рассылки. В этом списке щелкните на нужном имени.
4. Последовательно нажмите кнопки «Дополнительно» и «Свойства».

Для обновления адресов в списке рассылки, нужно открыть список рассылки в папке «Контакты» (списки рассылки помечаются значком), и щелкните на кнопке «Обновить».

Если вам понадобиться переместить список рассылки из сообщения в папку «Контакты» выполните следующие действия.

1. Откройте сообщение, содержащее список рассылки.
2. Щелкните вложенный список рассылки и перетащите его в папку «Контакты».

Адресная книга может использоваться для поиска и выбора имен, адресов электронной почты и списков рассылки при задании адресов получателей сообщений.

Кроме использования адресной книги для адресации сообщений в ней можно искать имена и другие сведения, например, месторасположение офиса или номера телефонов, введя имя в поле «Найти контакт» панели инструментов Стандартная.

При первом открытии адресной книги отображается адресная книга по умолчанию (обычно – глобальный список адресов). Можно изменить адресную книгу по умолчанию и установить другие параметры адресной книги, например, задать очередность выделения адресов при отправке сообщения, а так же место для хранения частных адресов.

В адресной книге могут отображаться несколько типов книг.

Глобальный список

Глобальный список адресов включает все имена и адреса электронной почты сотрудников организации. Адресная книга создается и обслуживается администратором сервера Microsoft Exchange, соответственно, для работоспособности данной функции требуется учетная запись почты Microsoft Exchange Server.

Она также может содержать глобальные списки рассылки и адреса электронной почты общих папок. Подмножества глобального списка адресов отображаются в адресной книге при выборе элементов списка Источник адресов из группы «All Address Lists». Глобальный список адресов может быть загружен для автономного использования.

Адресная книга Microsoft Outlook и контакты

Адресная книга Microsoft Outlook создается автоматически и содержит элементы папки «Контакты» для которых содержатся сведения в полях «Электронная почта» или «Факс». Они отображаются в диалоговом окне Адресная книга при выборе значения «Контакты» в списке Источник адресов. Рекомендуется преобразовать личную адресную книгу в контакты Microsoft Outlook, поскольку контакты Microsoft Outlook обеспечивают большую гибкость и возможности настройки, чем личная адресная книга. Например, для контактов можно определять дни рождения, несколько типов телефонных номеров, годовщины, адреса web-узлов и другие настраиваемые сведения. Адресная книга Microsoft Outlook доступна в автономном режиме.

При создании дополнительных папок контактов можно установить параметры для каждой папки с целью ее использования в качестве части адресной книги Microsoft Outlook.

Личная адресная книга

Личные адресные книги больше нельзя создавать при помощи Microsoft Outlook. Личная адресная книга представляет собой создаваемые и поддерживаемые пользователем списки рассылки и список имен. Элементы личной адресной книги хранятся в файле, их можно скопировать на диск. Почтовые адреса личных контактов можно хранить в папке «Контакты» (рекомендуется) или в личной адресной книге.

Службы каталогов Интернета (LDAP)

Службы каталогов Интернета используются для поиска адресов электронной почты, которых нет в локальной адресной книге и в каталоге организации, таком как глобальный список адресов. Если каталог LDAP (Протокол LDAP — упрощенный протокол, обеспечивающий доступ к каталогам Интернета) не является частью сети организации, для его просмотра необходимо подключение к Интернету.

Адресные книги сторонних поставщиков

Адресные книги сторонних поставщиков могут добавляться в Microsoft Outlook с помощью программ установки сторонних поставщиков. В Microsoft Outlook адресные книги сторонних поставщиков отображаются в списке Дополнительные типы адресных книг.

Изменение настроек адресной книги

Изменение настроек подключения к серверу и поиска в существующем каталоге LDAP.

1. В меню Сервис выберите команду Учетные записи электронной почты.
2. В группе «Каталог» установите переключатель Просмотреть или изменить имеющиеся каталоги или адресные книги и нажмите кнопку «Далее».
3. Щелкните на Адресную книгу, которую требуется изменить, и нажмите кнопку «Изменить».
4. Внесите необходимые изменения и нажмите кнопку «OK».
5. Чтобы изменить дополнительные настройки, нажмите кнопку «Другие настройки».
6. Нажмите кнопку «OK», затем кнопку «Готово».

Изменение расположения личных адресов.

1. В меню Сервис выберите команду Адресная книга.
2. В диалоговом окне Адресная книга выберите в меню Сервис команду Параметры.
3. Выберите в списке Хранить личные адреса в книге нужный параметр.

По умолчанию личные адреса Microsoft Outlook хранятся в папке «Контакты».

Поиск имен в адресной книге

Поиск имен в Outlook можно осуществлять с помощью поля «Найти контакт» на панели инструментов Стандартная.

В поле «Найти контакт» на панели инструментов Стандартная введите имя контакта, который требуется найти. Будет выполнен поиск во всех доступных адресных книгах, включая добавленные пользователем.

Может быть введено сокращенное имя, например, «Сергей Т.», имя или фамилия, имя для отображения, а также адрес электронной почты и название организации. Чтобы быстро найти контакт, поиск которого недавно уже выполнялся, щелкните стрелку рядом с полем «Найти контакт» и выберите его имя.

Поиск имен в диалоговом окне Адресная книга

В меню Сервис выберите команду Адресная книга.
В списке Источник адресов выберите адресную книгу для поиска имен.
В диалоговом окне Адресная книга выберите в меню Сервис команду Найти и введите имя, по которому будет выполнен поиск.

В зависимости от того, какая адресная книга выбрана в списке Источник адресов, в диалоговом окне Поиск могут задавать дополнительные сведения, такие как псевдоним контакта и отдел, в котором он работает.

Если в каталоге Интернета LDAP выполняется поиск адреса электронной почты, имеется возможность искать имя по первой букве или по буквам, имеющимся в имени. Установите переключатель Начинается с или Содержит.

Получение сведений об имени в адресной книге

1. В меню Сервис выберите команду Адресная книга.
2. В списке Источник адресов выберите адресную книгу, содержащую имя, о котором необходимо получить сведения.
3. В поле «Введите или выберите имя» введите необходимое имя.
4. Щелкните имя в списке правой кнопкой мыши и выберите команду Свойства.

Открытие доступа к адресной книге в автономном режиме

Для этого средства также требуется учетная запись почты Microsoft Exchange Server. Выберите в меню Сервис команду Отправить/получить, затем команду Загрузить адресную книгу.

Для отправки зашифрованных сообщений в автономном режиме выберите параметр «Полностью». При использовании кэшированной учетной записи Exchange адресная книга загружается полностью по умолчанию, за исключением случая использования сети с низкой пропускной способностью. Если вы работаете в автономном режиме, но подключены к сети или используете удаленное соединение, при выборе данной команды будет осуществлено подключение к серверу, загружена автономная адресная книга, а затем произойдет отключение от сервера.

Обновление адресной книги при синхронизации

1. В области Почта в меню Сервис последовательно выделите пункты Отправить/получить, Настройка отправки и получения, а затем выберите команду Определить группы отправки и получения.
2. Щелкните требуемую группу в списке, а затем нажмите кнопку «Изменить».
3. В группе «Учетные записи» выберите учетную запись Microsoft Exchange Server.
4. Установите флажок Загрузить автономную адресную книгу.
5. Нажмите кнопку «Настройка адресной книги».
6. Установите флажок Загрузить последние изменения.
7. В группе «Загружать» установите переключатель Полностью.

Загрузка полностью не рекомендуется при отсутствии высокоскоростного подключения через локальную сеть (LAN). Автономная адресная книга в большой организации может составлять несколько сотен Мбайт.

По умолчанию загружаются изменения, внесенные с момента последней доставки.