Подписи в сообщениях

Подпись сообщения электронной почты состоит из текста и рисунков, которые автоматически добавляются в конец исходящих сообщений. Могут быть созданы особые подписи для разных типов групп адресатов. Например, в сообщениях друзьям и родственникам можно использовать в качестве подписи только имя, а в сообщениях деловым партнерам – полное имя и адрес электронной почты. Кроме того, с помощью подписи можно добавлять в сообщения стандартный текст, например, пояснения по отправке ответов на ваши сообщения. Для каждой учетной записи электронной почты можно создать свою подпись.

Подписи могут создаваться в Microsoft Outlook или в Microsoft Word. В Microsoft Word имеются дополнительные возможности их создания, например, можно вставлять в подпись рисунки и гиперссылки. (Электронная визитная карточка (vCard) может быть вставлена в подпись только в Microsoft Outlook.)

Подписи, созданные в Microsoft Word, доступны в Microsoft Outlook и наоборот. Изменения, внесенные в подпись, отражаются независимо от того, какое приложения используется в качестве редактора сообщений, Microsoft Word или Microsoft Outlook

Создание подписи

Если в качестве редактора электронной почты используется Microsoft Word.

1. В главном окне Microsoft Outlook выберите в меню Сервис команду Параметры и откройте вкладку Сообщение.
2. В списке Создать сообщение в формате выберите формат сообщений, с которым требуется использовать подпись.
3. В группе «Подпись» нажмите кнопку «Подписи», затем нажмите кнопку «Создать».
4. В поле «Введите имя нового образца» введите имя подписи.
5. В группе «Выберите способ создания» выберите нужный параметр.
6. Нажмите кнопку «Далее».
7. В поле «Текст подписи» введите текст, который будет использоваться в качестве подписи. В это поле может быть вставлен текст из другого документа.
8. Для изменения формата абзаца или шрифта выделите текст, нажмите кнопку «Шрифт» или «Абзац» и установите нужные параметры. Эти параметры не будут доступны, если в качестве формата сообщений используется обычный текст.
9. Чтобы добавить в подпись электронную визитную карточку, выберите ее в списке, расположенном в группе «Параметры визитной карточки» или нажмите кнопку «Создать визитную карточку из списка контактов».
10. Нажмите кнопку «Готово» после завершения изменения подписи.

Добавить или удалить подписи

После создания подпись можно вставлять во все новые сообщения, в ответы и пересылаемые сообщения, либо только в конкретные сообщения. Также можно создавать различные подписи для каждой учетной записи электронной почты.

Выполните одно из следующих действий.

• Автоматическая вставка сообщения во все новые сообщения, либо во все ответы и пересылаемые сообщения.

1. В главном окне Microsoft Outlook в меню Сервис выберите команду Параметры и откройте вкладку Сообщение.
2. В списке Создать сообщение в формате выберите формат сообщений, с которым требуется использовать подпись.
3. В группе «Подпись» выберите учетную запись, а затем нужные подписи для новых сообщений, ответов и пересылаемых сообщений.

• Вставка подписи в отдельное сообщение вручную – это средство доступно только при использовании Microsoft Outlook, в качестве редактора электронной почты.

1. Создайте или откройте сообщение.
2. Щелкните в том месте текстового поля, куда требуется вставить подпись.
3. Укажите в меню Вставка на команду Подпись и щелкните необходимую подпись. Если нужной подписи нет в списке, нажмите кнопку «Дополнительно» и в списке Подпись выберите необходимую подпись.

Вставка подписи в сообщение

Здесь у вас имеется два варианта, либо вставлять подпись автоматически, либо вручную.

В первом случае для обеспечения данной возможности от вас требуется выполнение нижеследующих действий.

1. В главном окне Microsoft Outlook выберите в меню Сервис команду Параметры и откройте вкладку Сообщение.
2. В списке Создать сообщение в формате выберите формат сообщений, с которым требуется использовать подпись.
3. В группе «Подпись» выберите учетную запись электронной почты для новых сообщений либо для ответов и пересылаемых сообщений. Для этих типов сообщений могут использоваться разные подписи.

Во втором случае.

1. Создайте или откройте сообщение.
2. Щелкните в том месте текстового поля, куда требуется вставить подпись.
3. Укажите в меню Вставка на команду Подпись и щелкните необходимую подпись. Если нужной подписи нет в списке, нажмите кнопку «Дополнительно» и в списке Подпись выберите необходимую подпись.

При использовании Microsoft Word в качестве редактора сообщений данная возможность недоступна.

Изменение подписи

1. В главном окне Microsoft Outlook выберите в меню Сервис команду Параметры и откройте вкладку Сообщение.
2. В списке Создать сообщение в формате выберите формат сообщений, с которыми будет использоваться подпись.
3. В группе «Подпись» нажмите кнопку «Подписи».
4. Выделите подпись, которую требуется изменить, и нажмите кнопку «Изменить».
5. В поле «Текст подписи» введите текст, который будет использоваться в качестве подписи. В это поле может быть вставлен текст из другого документа.

Чтобы изменить подпись только для одного сообщения, сделайте это непосредственно в самом сообщении.

Прекращение использования автоподписи

Данная процедура позволяет прекратить использование подписей в сообщениях, в качестве редактора которых используется Microsoft Outlook или Microsoft Word.

Прекращение использования подписи во всех новых сообщениях – В группе «Подпись» выберите учетную запись электронной почты, для которой требуется изменить параметры подписи. В списке для новых сообщений выберите значение «Нет».

Прекращение использования подписи в ответных или пересылаемых сообщениях – В группе «Подпись» выберите учетную запись электронной почты, для которой требуется изменить параметры подписи. В списке при ответе и пересылке выберите значение «Нет».

Отмена использования подписи в создаваемом новом сообщении – после создания сообщения выделите подпись и нажмите клавишу «Del».

Удаление подписи из списка доступных подписей – выберите в меню Сервис команду Параметры и перейдите на вкладку Сообщение. В группе «Подпись» нажмите кнопку «Подписи». Выберите подпись, которую требуется удалить, и нажмите кнопку «Удалить».