Использование папок

В программе Microsoft Outlook информация хранится в папках также как документы в проводнике. Можно использовать множество папок, созданных для элементов Microsoft Outlook и имеющихся учетных записей электронной почты разных типов. Место отображения этих папок в списке папок зависит от типа учетной записи электронной почты и места хранения данных Outlook. 

• Стандартные папки – по умолчанию программа Microsoft Outlook отображает в группе «Mailbox» – имя учетной записи электронной почты, находящейся в списке папок Области переходов, папки для каждого типа элементов: «Входящие», «Календарь», «Контакты», «Задачи», «Заметки» и «Дневник». В программе также имеются следующие папки:
  • «Черновики» – хранение незаконченных элементов, находящихся в разработке;
  • «Отправленные» – хранение копий отправленных элементов;
  • «Удаленные» – хранение временно удаленных элементов до их полного удаления или восстановления;
  • «Исходящие» – хранение элементов, созданных при автономной работе, которые требуется отправить при следующем подключении.

При использовании учетной записи Microsoft Exchange сообщения доставляются в папку Входящие. Можно создать собственные папки для дальнейшей организации и записи информации Microsoft Outlook. Для работы со всеми папками используйте список папок.

• Папки, связанные с учетными записями электронной почты Интернета:
  • Служба Hotmail При использовании учетных записей службы Hotmail в списке папок в области переходов над всеми упомянутыми выше стандартными папками Outlook отображается значок «Hotmail», а под ним отображаются папки на сервере Hotmail. Сообщения будут доставляться в папку Входящие под значком «Hotmail». Используйте эту и другие папки сервера Hotmail для просмотра полученных, отправленных и удаленных сообщений;
  • POP3 – при использовании учетной записи POP3 в списке папок в области переходов отображаются стандартные папки в группе «Личные папки». Сообщения будут доставляться в папку «Входящие»;
  • IMAP – при использовании учетной записи IMAP в списке папок в области переходов отображаются стандартные папки в группе «имя_сервера_IMAP». Сообщения будут доставляться в папки на сервере IMAP. Необходимо подписаться на папку «Входящие» и на сообщения электронной почты из папки «Входящие» на сервере IMAP. Первоначально в Outlook будут отображаться только заголовки сообщений; чтобы загрузить определенные сообщения на компьютер нужно пометить их заголовки. Данные сообщения отображаются в группе «имя_сервера_IMAP» папки «Входящие», расположенной в Списке папок в Области переходов. При удалении элемента из группы «имя_сервера_IMAP» в папке «Входящие» сообщение отображается перечеркнутым, и через некоторое время происходит его удаление с сервера IMAP.
• Папки для архивирования и организации элементов – после запуска автоархивации для архивации элементов в программе Microsoft Outlook автоматически создается папка «Архивные папки». В этой папке хранятся заархивированные элементы Microsoft Outlook. Все дополнительные файлы данных, созданные пользователем для организации элементов, и имеющиеся в них папки добавляются в группу «Личные папки» в списке папок в Области переходов.
• Обычные и общие личные папки – стандартные папки, рассмотренные выше, и папки, созданные в почтовом ящике на сервере в файле личных папок (.pst) или в файле автономных папок (.ost) являются личными папками, к которым только вы можете иметь доступ. Однако при использовании программы Microsoft Outlook с сервером Microsoft Exchange можно сделать личный почтовый ящик общим, задав права доступа к папкам или назначив представителя.
• Общие папки – общие папки являются отдельным расположением вне почтового ящика, где пользователи Microsoft Exchange могут создавать и просматривать элементы Microsoft Outlook, относящиеся к определенным теме или проекту. Если общие папки разрешены администратором сервера Exchange, они будут отображены в группе Общие папки в списке папок в области переходов. При наличии необходимых разрешений можно открыть отдельную общую папку для просмотра и добавления содержимого, а также создать собственные общие папки и предоставить другим пользователям разрешения на их использование. Элементы в открытой общей папке отображаются так же, как элементы в личном почтовом ящике.
• Папки поиска – папками поиска называются виртуальные папки, содержащие представления элементов электронной почты, удовлетворяющих определенным условиям поиска. При создании папки поиска вам предоставляется набор предварительных вариантов, таких как «Сообщения с вложениями» или «Сообщения от определенных людей». Можно также создать свои собственные папки поиска путем задания собственных критериев поиска, которым должны удовлетворять попадающие в папку сообщения электронной почты. Каждая папка поиска представляет из себя своевременно обновляемый список результатов поиска во всех папках.