Состав рабочей группы проекта "Корпоративный сайт"

Подобный состав и зоны ответственности в рабочей группе основаны на реальном проекте для крупного холдинга, с наукоемким производством, большой дистрибьюторской сетью, внешнеэкономическими связями, службой поддержки клиентов. Состав рабочей группы определен после детального знакомства с организационной структурой предприятия и серии интервью с руководителями отобранных подразделений. Для другого предприятия состав рабочей группы скорее всего вышел бы другим.

Например, вы — авиакомпания, и для вас логистика смыкается с основным видом деятельности. Кто обеспечит стыковку системы бронирования билетов через сайт с глобальной системой бронирования авиабилетов — отдел логистики, отдел продаж, отдел маркетинга, отдел информационных технологий (отдел АСУ) или кто-то еще? Кто отвечает за выбор, внедрение или стыковку с клиентскими базами данных — отдел АСУ, отдел маркетинга, отдел продаж, call-центр?

Так или иначе, за эти задачи кто-то должен отвечать. И если вы не понимаете, кто именно, проект будет буксовать — но это лишь отображение проблем в организации ваших бизнес-процессов. И именно поэтому в состав рабочей группы обязательно должен входить руководитель интернет-проекта достаточно высокого ранга, чтобы решать проблемы, выходящие за рамки разработки веб-сайта и имеющие глубинный организационный характер.

Таблица. Примерный состав рабочей группы проекта «Корпоративный веб-сайт»

Член рабочей группы

Подразделение или должность

Роль в рабочей группе
Руководитель рабочей группы Заместитель коммерческого директора, руководитель коммерческой дирекции Ведет общий надзор над проектом, отвечает за внедрение решений рабочей группы, взаимодействие с руководством предприятия, бюджетирование интернет-про­екта, соблюдение коммерческой тайны, утверждает концепцию сайта.
Редактор корпоратив­ного сайта (веб-редак­тор), руко­водитель интернет- проекта Сотрудник службы маркетинга, рекла­мы, пресс-службы или специальной службы сопровож­дения интернет- проектов Основной исполнитель проекта. Готовит проекты решений, приказов, договоров, до­кументирует проект. Отвечает за организацию встреч рабочей группы, взаимодействие ее членов, проведение обследования и интервью, сбор документов, необходимых для разработки проекта, исполнение решений. Подбирает и привлекает внешних исполнителей. Отвечает за полноту и своевременность предоставляемой информации. Проводит первичное согласование концепции сайта во всех заинтересованных под­разделениях. Следит за соблюдением графика работ. Администрирует права досту­па. Координирует работу по продвижению сайта. Осуществляет анализ посещаемо­сти сайта, аккумулирует предложения по развитию сайта. Инициирует работы по редизайну сайта. Осуществляет текущий надзор над функционированием и текущи­ми изменениями в работе сайта. Отвечает за актуальность и полноту информации, размещаемой на сайте. В курсе всех событий, связанных с сайтом.
Веб-кон­сультант Внешний сотруд­ник. привлекаемый по договору подря­да либо на времен­ной основе Координирует направления работ. Отвечает за аналитическую работу. Проводит обследование в подразделениях предприятия. Разрабатывает проекты «как есть», «как должно быть», системный проект (модель требований), аналитические отче­ты, постановку задачи (концепцию сайта). Рекомендует перечень организацион­ных мероприятий и определяет потребность в обучении сотрудников, разрабаты­вает регламент и должностные инструкции сотрудников по работе с сайтом. Определяет требования к разработчику, помогает провести конкурс на разработку сайта. Осуществляет надзор над разработкой и качественную приемку сайта, реко­мендует и курирует мероприятия по продвижению сайта.
Руководи­тель проекта со стороны веб-разра­ботчика Специализирован­ная компания по разработке веб-сай­тов, студня веб-ди­зайна Осуществляет взаимодействие со стороны разработчика сайта. Отвечает за опреде­ление и согласование бюджета на разработку сайта в соответствии с концепцией сайта, разработку и согласование технического задания, эскизов дизайна, согласо­вание договора на разработку сайта и прочих регламентирующих документов, вы­полнение сроков разработки. Проводит необходимые мероприятия для качествен­ной разработки сайта: определение состава меню, содержания и названия конкретных разделов, материалов, юзабилити-тестирование. Инициирует запросы и осуществляет совместную работу по подключению к сайту модулей, произведенных третьими лицами. Координирует совместное тестирование сайта при вводе в эксплуатацию. Отвечает за обучение сотрудников заказчика работе с сайтом в сре­де, предоставляемой, разработчиком (наполнение сайта с помощью системы управ­ления содержимым сайта в администраторской части сайта, CMS — Content Management System, инсталлированном на сайте)
Сотрудник Отдел маркетинга Предоставляют информацию для разработки моделей «как есть» и «как должно быть», осуществляют экспертизу концепции в отношении сбытовой части сайта.Отвечают за полноту и актуальность сбытовой части сайта, организационную поддержку и выполнение поступающих через сайт запросов и заказов
Сотрудник Отдел продаж
Сотрудник Отдел дистрибуции
Сотрудник Отдел внешнеэко­номической дея­тельности
Сотрудник Отдел материаль­но-технического снабжения Предоставляет информацию для разработки моделей «как есть» и «как должно быть», осуществляет экспертизу концепции в отношении потребностей предпри­ятия, публикуемых на сайте.Отвечает за полноту и актуальность части сайта, отвечающей за работу c поставщиками, организационную поддержку и выполнение поступающих через сайт коммерческих предложений.
Сотрудник Отдел Рекламы Предоставляет информацию для разработки моделей «как есть» и «как должно быть». Осуществляет экспертизу концепции в отношении использования приемов рекламы и поддержки рекламных акций, выставок и т. п. на сайте.
Сотрудник Пресс-служба Предоставляет информацию для разработки моделей «как есть» и «как должно быть», осуществляет экспертизу концепции в отношении размещения информации о компании, пресс-релизов, новостей, информации для прессы и общественности на сайте.Отвечает за полноту и актуальность части сайта, отвечающей за размещение обще­значимой информации о компании, пресс-релизов, новостей, информации для прессы и общественности, а также за обратную связь, модерирование горячих линий, форумов, конференций, гостевых книг и т. п.
Сотрудник Служба поддержки, Call-центр Предоставляет информацию для разработки моделей «как есть» и «как должно быть», осуществляет экспертизу концепции в отношении внешней и внутренней (администраторской) части разделов вопросов и ответов, ответов на запросы, переключения запросов на соответствующие службы, контроля исполнения запросов, стыковки и гармоничной работы с существующими системами управле­ния взаимоотношениями с клиентами (Client Relationship Management — CRM) и т. п.
Сотрудник Сервисный центр Предоставляет информацию для разработки моделей «как есть» и «как должно быть», осуществляет экспертизу концепции в отношении раздела сервисного обслуживания, приема заказов на сервисное и гарантийное обслуживание.
Сотрудник Центр разработок и инноваций, R&D Предоставляет информацию для разработки моделей «как есть» и «как должно быть», осуществляет экспертизу концепции в отношении размещения информа­ции о событиях и экспертной информации в области инноваций и разработок на предприятии.
Сотрудник Отдел кадров Предоставляет информацию для разработки моделей «как есть» и «как должно быть», осуществляет экспертизу концепции в отношении размещения информации о вакансиях предприятия. Обеспечивает подбор и обучение персонала для выпол­нения задач, возникающих в связи с внедрением бизнес-процессов работы через сайт.
Сотрудник Отдел АСУ, отдел информационных технологий Снабжает информацией и обеспечивает техническую и координационную под­держку, осуществляет экспертизу проекта в отношении стыковки внешней и внут­ренней части сайта с существующими и перспективными информационными сис­темами предприятия (складская, управления товарными запасами, финансовая, бухгалтерская, кадровая, логистическая). ERP (информационная система управле­ния предприятием Enterprise Resource Planning), CRM (Client Relationship Management), почтовая и т. п.), взаимодействия с владельцами необходимых в ра­боте внешних информационных систем, программного обеспечения, баз данных и справочников. Отвечает за техническую безопасность проекта, автоматизацию ра­бочих мест в соответствии с организационными и техническими требованиями проекта.
Сотрудник Отдел логистики Снабжает информацией и обеспечивает техническую и координационную под­держку, осуществляет экспертизу проекта в отношении использования в проекте данных внешних информационных систем, например расчета тарифа на грузовую перевозку железнодорожным транспортом, взаимодействие с владельцами внеш­них логистических информационных систем, программного обеспечения и баз данных.
Сотрудник Финансовая служба, бухгалтерия Снабжает информацией и обеспечивает координационную поддержку, осуществ­ляет экспертизу проекта в отношении использования в проекте платежных систем.

Если вы не планируете решать через сайт вопросы продаж, снабжения и осуществлять сделки и транзакции, то состав рабочей группы серьезно уменьшится, возможно, до первых четырех позиций.

Нет необходимости всем членам рабочей группы участвовать во всех встречах. Единственный участник, который присутствует на всех обсуждениях,- веб-редактор (руководитель интернет-проекта). Остальные принимают участие в решении вопросов, которые касаются непосредственно их. Однако необходимо проводить регулярные общие встречи, на которых следует освещать ход работ, решать общезначимые вопросы и проводить мозговые штурмы, например, относящиеся к оформлению или удобству пользования сайтом. Вам нужно заразить всех участников процесса энтузиазмом, желанием работать совместно и сделать лучший сайт. И тогда ваш сайт действительно будет лучшим.