Порядок ведения работ и зоны ответственности участников проекта

Порядок ведения работ и зоны ответственности участников проекта — это всегда то, что по-английски называется tailor-made — «индивидуальный пошив», то, что создается «по месту», зависит от положения дел на предприятии, опыта сотрудников, ресурсов и возможностей. Скажем, есть ли на предприятии человек, который способен вести интернет-проект? Есть ли у него время? Если такого человека нет, то одной из начальных задач рабочей группы станет его поиск: есть ли подходящая кандидатура внутри предприятия или лучше найти руководителя со стороны, привлечь ли внешнего исполнителя (отдать выполнение этой услуги на аутсорсинг). То есть решить кадровый вопрос.

Приведу пример решения организационных вопросов при редизайне сайта для одного университета. Положение «как есть» заключалось в том, что сайт в университете существовал и обновлялся, но отсутствовала системность: не было ни постановки задачи, ни технического задания, ни регламента сопровождения. Некое разделение обязанностей по ведению сайта существовало, но не было единого руководителя и единого понимания, для чего нужен сайт и как он должен развиваться. Информацию, которую поставляли подразделения и кафедры, заносил человек, который владел основами HTML, но при этом не занимался ни продвижением, ни аналитикой, ни проектированием сайта — ему никто этого не поручал, а собственных знаний, умений, а главное, инициативы, не было.

Если у студентов или преподавателей появлялись идеи и потребности в размещении какой-то информации или новых функций, они шли в отдел маркетинга, в отдел АСУ, в отдел связей с общественностью, в отдел по внеучебной работе и т. п. — и никакое из этих подразделений не могло помочь. В итоге, когда какое-то из подразделений ощущало потребность что-то изменить в своем разделе, оно просто создавало свой собственный «альтернативный» сайт в рамках своих возможностей (по сути любительский, поэтому и «альтернативный», «неофициальный») — своими силами, в своей стилистике, со своей системой навигации и пр. — отдельные сайты у каждой кафедры, у библиотеки, у учебного отдела, сайт для студентов и т. д.

Количество таких разрозненных сайтов внутреннего пользования превысило всякие разумные пределы, а внешний потребитель компании — абитуриент, аспирант, партнер — не мог понять, является ли информация того или иного сайта официальной, или вообще не мог найти нужную информацию. Самое печальное, что в университете никто не отдавал себе отчета в том, что эти сайты годятся только для внутреннего пользования в силу любительского уровня разработки, куцей функциональности, одностороннего наполнения и плохого проектирования. В общем, количество сайтов никак не переходило в качество.

Чтобы исправить положение дел «как есть» и понять, «как должно быть», для начала в университете был издан приказ об инициации работ над редизайном сайта и определен состав рабочей группы. На эту группу была возложена работа но решению организационных вопросов, и в первую очередь встал вопрос о том, кто будет руководителем интернет-проекта и как будет сопровождаться сайт. Исходя из положения «как есть» и реалий университета, было предложено распределить работу по сопровождению сайта между главным редактором сайта — руководителем интернет-проекта, которого предстояло найти, контент-редактором, который уже существовал и мог продолжать работу, только системно и на более качественном уровне, и при наличии желания и возможностей между сотрудниками кафедр и подразделений.

Поскольку при имеющемся контент-редакторе требования к руководителю интернет-проекта владеть какими-то конкретными навыками, вроде умения работать с веб-изображениями, не возникали, на первый план вышли его руководящие, аналитические способности и знание реалий университета. И это упростило задачу, поскольку в университете можно найти подходящего сотрудника с такими качествами. Помимо этого, был произведен аудит умений и разработан план обучения этих сотрудников — объемом в 40 часов, а также порядок деятельности и матрица ответственности по каждому виду работ.

Таблица. Состав работ и матрица ответственности для интернет-проекта

№ этапа Вид работы Руково-дитель рабочей группы Заинтере-сованные подразде-ления Рабочая группа Руково-дитель интернет-проекта Консуль-тант Контент-редактор Разра-ботчик
0 Определение заинтересо­ванных подразделений и лиц (расширенного со­става рабочей группы). Подбор сопровождения сайта — руководителя интернет-проекта, кон­тент-редактора и пр. Определение и утверждение бюджета на постановку задачи и сопровождение сайта. Определение и утверждение бюджета на разработку сайта X X
1 Определение целей и задач. Определение виде­ния сайта XX XX XX X XX
2 Разработка регламента сопровождения сайта XX XX XX X XX
3 Проведение обследования (интервьюирование, анкетирование, сбор документов) XX X
4 Утверждение постановки задачи X XX
5 Подбор разработчика. Уточнение бюджета на Разработку XX X
6 Утверждение разработчика X
7 Согласование договора X XX
8 Утверждение договора, перечисление предоп­латы X
9 Разработка технического задания на основе поста­новки задачи XX XX ххх
10 Утверждение технического задания X XX XX XX
11 Разработка эскизов стра­ниц сайта в рамках тех­нического задания XXX
12 Утверждение эскизов X XX XX XX XX
13 Подготовка материалов сайта в соответствии с техническим заданием XX XX X
14 Разработка программных модулей, кодировка, на­стройка системы управ­ления сайтом, обучение сотрудников группы сопровождения сайта, внутреннее тестирование XXX
15 Тестовая эксплуатация сайта, юзабилити-тестирование, занесение мате­риалов на сайт XX XX XX X
16 Приемка сайта X X X X X XX
17 Эксплуатация и сопрово­ждение сайта, занесение новой информации в соответствии с регламентом XX X
18 Продвижение сайта X XX X
19 Диализ посещаемости, аккумуляция предложений по корректировке продвижения и редизану сайта X XX XX
20 Разработка постановки задачи на внесение изме­нений (редизайи сайта) X XX
21 Далее повторение цикла ведения работ за исключением отдельных этапов в соответст­вии с постановкой за­дачи X X X X XX X XXX

Условные обозначения:

  • X — исполнитель;
  • XX — вспомогательная роль;
  • XXX — внешний исполнитель.

Использовать эту матрицу без изменений, переработать ее или найти свой собственный путь — у каждого работа над интернет-проектом будет происходить по-своему. Главное — отдавать себе отчет, что на вашей стороне лежит не меньшая часть работы, чем на стороне внешнего исполнителя. По этой матрице видно, что объем работы, уровень внутренней согласованности и степень ответственности владельца сайта велики: не преуменьшайте их, выделяйте достаточно сил, времени и финансирования. Не тормозите работу: часто затягивание сроков сдачи происходит по вине заказчика.

Если матрицу выполнения работ дополнить датами, то получится график выполнения работ, который можно утвердить у руководства и приступать к делу.